Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasmarkt

Een Sinterklaasmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt vooraf de locatie, vergunningseisen, marktdeelnemers, vrijwilligers en een plan voor slecht weer. In de laatste week verschuift de aandacht naar cadeauzakjes, voorraad, koeling, wisselgeld en bewegwijzering. Met deze checklist zie je welke zaken je in volgorde moet vastleggen en wat op de dag zelf gemakkelijk wordt vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningseisen controleren
Marktkramen reserveren
Partytenten reserveren
Sinterklaas en Pieten vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Marktdeelnemers bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Markt- en prijslijsten printen
Cadeauzakjes vullen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Dranken en zuivel koelen
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Contant wisselgeld voorbereiden
Locatie schoonmaken
3 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Marktkramen inrichten
6 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratiepunt klaarzetten
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen

Event

Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Marktkramen bemannen
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Afval en lege kratten verzamelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 8
Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Pietenballonnenaantal 50
Papieren slingersaantal 10
Sinterklaaspostbus
Cadeauzakjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 150
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum, vergunningseisen, marktkramen en partytenten uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen waar stroompunten zijn en of verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf de marktindeling en vrijwilligersdiensten. Plan minimaal één persoon voor ontvangst, één voor het koffie- en theepunt en een aanspreekpunt met portofoon.
Bereid een slechtweerscenario voor dat uiterlijk 7 dagen vooraf uitvoerbaar is. Controleer of alle kramen onder partytenten passen en waar bezoekers droog kunnen wachten.
Verzamel dieetwensen en werk de deelnemerslijst uiterlijk 5 dagen vooraf bij. Koel dranken en zuivel pas kort voor de markt, maar sorteer de overige voorraad al de dag ervoor per kraam of uitgiftepunt.
Regel contant wisselgeld, betaalterminals, prijslijsten en bewegwijzering uiterlijk de avond ervoor. Vul cadeauzakjes eerder op de dag of de avond tevoren, zodat je tijdens de markt niet hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningseisen en reserveringen. Leg Sinterklaas en Pieten, marktdeelnemers en vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Wat moet ik een week voor een Sinterklaasmarkt regelen?: Werk 7 dagen vooraf de marktindeling, vrijwilligersdiensten en het weerscenario af. Controleer daarnaast stroompunten, boodschappen, decoratie, voorraad en de definitieve deelnemerslijst.
Wanneer vul ik de cadeauzakjes voor de Sinterklaasmarkt?: Vul de cadeauzakjes uiterlijk de avond ervoor, nadat de voorraad is gecontroleerd en gesorteerd. Bewaar ze per groep of uitgiftepunt, zodat uitdelen op de dag zelf weinig tijd kost.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vast onderdeel, zoals ontvangst, koffie- en theepunt, uitgifte en opruimen, plus 1 coördinator. Voor een markt met meerdere kramen komt dat meestal neer op minstens 5 tot 7 mensen tegelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.