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Sinterklausmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklausmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Basar: Neben Ständen und Dekoration müssen auch Sinterklaas und Pieten, Geschenktüten, Helferschichten und ein Wetterszenario feststehen. Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Markt sollten Anmeldungen, Marktaufteilung, Stromanschlüsse und Einkaufsliste abgeschlossen sein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Reinigung am Ende.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Marktstände reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Sinterklaas und Pieten festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Marktteilnehmer bestätigen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwilligeneinsätze einteilen

    2 Personen

  • Wetterszenario vorbereiten

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Markt- und Preislisten drucken

  • Geschenktüten füllen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Getränke und Milchprodukte kühlen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Kleingeld für den Wechsel vorbereiten

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Marktstände aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Marktstände einrichten

    6 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldepunkt einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminal testen

    2 Personen

Event

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Marktstände betreuen

    6 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Sinterklaas-Programm begleiten

    3 Personen

  • Abfall und leere Kisten sammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SuppenkesselAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 6
  • Pieten-BallonsAnz. 50
  • PapiergirlandenAnz. 10
  • Sinterklaas-Postkasten
  • GeschenktütenAnz. 120
  • NamensschilderAnz. 150
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort, Datum und mögliche Genehmigungen mindestens acht Wochen vorher. Reserviere Marktstände und Partyzelte erst, wenn die Fläche und die erwartete Teilnehmerzahl feststehen.
  • Plane die Helferschichten spätestens zwei Wochen vor dem Markt und besetze zusätzlich eine Person für Strom, eine für die Kasse und eine für Sinterklaas. Für jede Schicht sollte eine kurze Übergabe von 10 Minuten eingeplant werden.
  • Erstelle eine Wettermöglichkeit mit Zelten, trockenen Lagerboxen und zusätzlicher Beleuchtung. Prüfe Verlängerungskabel, LED-Lampen und Stromanschlüsse mindestens drei Tage vor dem Aufbau.
  • Fülle die Geschenktüten spätestens am Vortag und sortiere sie nach Gruppen oder Namen. Kühlt Getränke und Milchprodukte erst am Markttag, damit Kühlboxen und Kühlschränke nicht unnötig lange belegt sind.
  • Bereite Wechselgeld und Kartenterminals am Morgen vor und drucke Markt- und Preislisten mindestens 24 Stunden vorher. Eine beschriftete Kasse, ein Sinterklaus-Postkasten und gut sichtbare Wegweiser verhindern Nachfragen während des Betriebs.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklausmarkt organisieren?
Starte etwa acht Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Reservierungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Markt sollten Anmeldungen, Helfer, Marktaufteilung und Einkäufe feststehen.
Was braucht man für einen Sinterklausmarkt?
Du brauchst unter anderem Marktstände, Tische, Zelte, Beleuchtung, Geschirr, Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Verlängerungskabel. Plane außerdem Geschenktüten, Beschilderung, Wechselgeld sowie Sinterklaas und Pieten ein.
Wann sollte man die Geschenktüten für den Sinterklausmarkt vorbereiten?
Fülle die Tüten spätestens am Vortag, damit am Veranstaltungstag nur noch die Ausgabe organisiert werden muss. Sortiere sie nach Namen oder Gruppen und lagere sie trocken und außerhalb des Publikumsverkehrs.
Wie plant man Helfer für einen Sinterklausmarkt ein?
Teile die Freiwilligen spätestens zwei Wochen vorher in Schichten ein. Plane mindestens eine Person für die Kasse, eine für Verpflegung, eine für Strom und Aufbau sowie eine Ansprechperson für Sinterklaas und Pieten ein.

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