Sinterklaasintocht organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasintocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een Sinterklaas. Je regelt vergunningen, verkeersveiligheid, vrijwilligers, geluid, catering en een duidelijke ontvangstlocatie. Begin met datum, route en meldingen en werk daarna toe naar de optocht, het programma en de publieksbegeleiding. Deze checklist helpt je om op tijd te zien wat vaak blijft liggen, zoals route-afstemming met hulpdiensten, dieetwensen en een getest geluidssysteem.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning en melding indienen
Intochtlocatie bevestigen
Reserveringen voor materialen maken
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Verkeersplan met route uitwerken
2 personen
Route met hulpdiensten afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen voor vrijwilligers openen
Optochtbegeleiders vastleggen
2 personen
Muziek en entertainment vastleggen
Sinterklaas en Pieten bevestigen
Catering bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Communicatieplan verspreiden
Routekaart afdrukken
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Versiering controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichtingsplan controleren
Weersverwachting controleren
Laatste deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kleding voor personages klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen ontvangen
4 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Dranghekken langs route plaatsen
6 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Optochtdeelnemers ontvangen
4 personen
Pieten verkleden
3 personen
Sinterklaas ontvangen
2 personen
Publiek naar startgebied begeleiden
6 personen
Intocht begeleiden
10 personen
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
Publiek bij route begeleiden
8 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
Foto- en ontmoetingsmoment begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kinderen bij activiteiten begeleiden
6 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Catering aanvullen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publiek veilig naar uitgang begeleiden
6 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Dranghekken verzamelen
6 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie definitief schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 20
Dranghekkenaantal 60

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Acculampenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Laptopsaantal 2
Printer

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 3
Slingersaantal 15
Rood-witte lintenaantal 10
Welkomstbordaantal 2
Routepijlenaantal 30
Lijmstripsaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
Verkeersbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Nooddekensaantal 10
Handwarmersaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbordenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokzakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Bakken met dekselsaantal 12
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en intochtlocatie eerst vast. Dien de vergunning of melding daarna direct in en stem de route minimaal enkele weken vooraf af met gemeente en hulpdiensten.
Plan per onderdeel een verantwoordelijke en maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 7 dagen vooraf. Reserveer extra optochtbegeleiders voor kruispunten, dranghekken en de ontvangstlocatie.
Test de mobiele geluidsset, microfoons, luidsprekers en verlengkabels niet pas op de dag zelf. Doe minstens 1 volledige geluidstest op de locatie en leg portofoons en acculampen klaar voor de begeleiding.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen zodra de uitnodigingen uitgaan en sluit de lijst enkele dagen voor de intocht. Bestel catering op basis van de laatste deelnemerslijst en houd een kleine marge aan.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, verlichting, afzetting en versiering. Druk routekaarten, badges en de laatste deelnemerslijst af en leg EHBO-koffers en veiligheidshesjes op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunning of melding. Vrijwilligers, Sinterklaas en Pieten, catering en materialen regel je daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken vooraf een compleet veiligheids- en verkeersplan hebt.
Wanneer moet een vergunning voor een Sinterklaasintocht worden aangevraagd?: Controleer de termijn bij je gemeente zodra datum en route bekend zijn; reken praktisch op minimaal 8 weken vooraf. Een route door de openbare ruimte kan extra afstemming met verkeer en hulpdiensten vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een Sinterklaasintocht?: Maak per kruispunt, routevak en publiekszone minimaal 1 begeleider vrij en plan daarnaast 2 tot 4 coördinatoren voor portofoons, ontvangst en incidenten. Bij een langere route of meerdere publieksvakken heb je dus vaak meer vrijwilligers nodig dan alleen de optochtbegeleiders.
Wanneer controleer je het geluid en de route van de intocht?: Loop de route uiterlijk 1 week vooraf met de verkeers- en veiligheidsverantwoordelijke en test het geluid minstens 1 keer op locatie. Doe 24 uur vooraf nog een korte controle van stroom, microfoons, afzetting, verlichting en routepijlen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.