Checklist para organizar el Desfile de Sinterklaas

Organizar un Desfile de Sinterklaas requiere coordinar la ruta, los permisos, la seguridad y a decenas de personas antes de pensar en la decoración. Esta checklist reúne el trabajo desde la primera reserva hasta la lista final de participantes. Incluye la coordinación con emergencias, la distribución de voluntarios, las acreditaciones, el sonido y la previsión meteorológica. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Presentar el permiso y la notificación
Confirmar el lugar de la procesión
Hacer reservas de material
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Desarrollar el plan de tráfico con ruta
2 personas
Coordinar la ruta con los servicios de emergencia
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones de voluntarios
Asignar coordinadores del desfile
2 personas
Cerrar música y entretenimiento
Confirmar a Sinterklaas y a los Pieten
Pedir el catering
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Distribuir el plan de comunicación
Imprimir el mapa de ruta
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el plan de iluminación
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista final de participantes
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la ropa de los personajes
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Confirmar voluntarios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir materiales
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar vallas a lo largo de la ruta
6 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los participantes del desfile
4 personas
Disfrazar a los Pieten
3 personas
Recibir a Sinterklaas
2 personas
Guiar al público al área de salida
6 personas
Acompañar la entrada
10 personas
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
Guiar al público por la ruta
8 personas
Acompañar el programa de Sinterklaas
4 personas
Coordinar el momento de fotos y encuentro
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar a los niños durante las actividades
6 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Reponer el catering
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Guiar al público de forma segura hacia la salida
6 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Recoger vallas de control
6 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Limpiar a fondo el recinto
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 20
Vallas de control de multitudescant. 60

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas con bateríacant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Portátilescant. 2
Impresora

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 20
Globos de Pietencant. 100
Arcos de globoscant. 3
Guirnaldascant. 15
Cintas rojas y blancascant. 10
Cartel de bienvenidacant. 2
Flechas de rutacant. 30
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Señales de tráficocant. 12
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Mantas de emergenciacant. 10
Calientamanoscant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Platos de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bolsas para cubitos de hielocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuencos de serviciocant. 12
Recipientes con tapacant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Presenta el permiso y la notificación con suficiente margen para que la autoridad pueda revisar el recorrido y las medidas de tráfico.
No dejes la seguridad para la semana del desfile: prepara el plan de seguridad y coordina la ruta con los servicios de emergencia antes de confirmar todos los puntos de control.
Asigna coordinadores y turnos de voluntarios por adelantado. Entrega a cada responsable un mapa de ruta impreso, un chaleco reflectante y un walkie-talkie si debe coordinarse durante la procesión.
Prueba el equipo de sonido y los micrófonos inalámbricos antes de que llegue el público. Comprueba también los cables, las regletas y las lámparas con batería en cada zona donde se necesite electricidad o iluminación.
Cierra la lista de participantes y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Imprime la lista final, clasifica las pulseras y acreditaciones y revisa el pronóstico del tiempo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de Sinterklaas?: Preséntalo en cuanto estén fijadas la fecha y la ruta; como margen práctico, hazlo al menos 6 a 8 semanas antes. El plazo exacto depende de la autoridad local y de las calles afectadas.
¿Cuándo hay que cerrar la ruta del desfile?: Cierra la ruta antes de abrir las inscripciones y, preferiblemente, entre 8 y 10 semanas antes del desfile. Así puedes preparar el plan de tráfico, imprimir el mapa y coordinar los desvíos con emergencias.
¿Cuándo se debe organizar a los voluntarios?: Abre las inscripciones de voluntarios varias semanas antes y asigna los turnos como mínimo 10 días antes. Reserva después un margen de 2 o 3 días para cubrir bajas y enviar el plan de comunicación definitivo.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al desfile?: Revisa el pronóstico, el sonido, la iluminación, los botiquines, las acreditaciones y la lista final de participantes. Haz esta comprobación entre 24 y 48 horas antes para poder sustituir material o reorganizar turnos.

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