Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine festgelegte Route und verkleidete Figuren. Genehmigungen, Verkehrsführung und Rettungswege müssen früh abgestimmt werden; später kommen Helfer, Technik, Verpflegung und Material hinzu. Plane die letzten Teilnehmerlisten, Armbänder und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zur Ausgabe von Funkgeräten und der letzten Wetterkontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigung und Meldung einreichen
Ort des Einzugs bestätigen
Materialreservierungen erstellen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Verkehrsplan mit Route ausarbeiten
2 Personen
Route mit den Rettungskräften abstimmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen für Freiwillige öffnen
Paradebegleiter festlegen
2 Personen
Musik und Unterhaltung festlegen
Sinterklaas und Pietebegegnungen bestätigen
Catering bestellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Kommunikationsplan verteilen
Routenkarte drucken
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtungsplan prüfen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kostüme für die Figuren bereitlegen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Freiwillige bestätigen

Event

Location öffnen
2 Personen
Materialien erhalten
4 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Absperrgitter entlang der Strecke aufstellen
6 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Umzugsteilnehmer empfangen
4 Personen
Pieten verkleiden
3 Personen
Sinterklaas empfangen
2 Personen
Publikum zum Startbereich begleiten
6 Personen
Umzug begleiten
10 Personen
Musik beim Einzug bereitstellen
2 Personen
Publikum entlang der Route begleiten
8 Personen
Sinterklaas-Programm begleiten
4 Personen
Foto- und Begegnungsmoment begleiten
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Kinder bei Aktivitäten betreuen
6 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Catering auffüllen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Publikum sicher zum Ausgang begleiten
6 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Absperrgitter sammeln
6 Personen
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Ort gründlich reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 60

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Akku-LampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
LaptopsAnz. 2
Drucker

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 3
GirlandenAnz. 15
Rot-weiße BänderAnz. 10
WillkommensschildAnz. 2
WegweiserAnz. 30
KlebestreifenAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
SeilrollenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
VerkehrsschilderAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 10
HandwärmerAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertellerAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbeutelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Behälter mit DeckelnAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Zielort zuerst fest und reiche Genehmigung sowie Meldung so früh ein, dass noch Zeit für Rückfragen bleibt. Stimme die Strecke zusätzlich mit Rettungskräften und Verkehrsverantwortlichen ab.
Plane für jede Aufgabe feste Verantwortliche ein und verteile den Freiwilligenplan spätestens einige Tage vor dem Umzug. Für Streckenposten, Einlass, Umkleide, Technik und Erste Hilfe brauchst du getrennte Zuständigkeiten.
Teste Soundsystem, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult vor dem Veranstaltungstag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Akku-Lampen und Funkgeräte; fehlende Strom- oder Ersatzlösungen fallen sonst erst vor Ort auf.
Drucke Routenkarte, Wegweiser und die letzte Teilnehmerliste nicht zu früh. Erstelle die Teilnehmerliste am Veranstaltungstag erneut und sortiere Armbänder, Badges und Sicherheitswesten nach Einsatzort.
Plane neben der Parade einen klaren Ankunfts- und Umkleidebereich mit Kleiderständern, Tischen und Beleuchtung. Bestätige Sinterklaas- und Pietebegegnungen, Catering sowie Ernährungswünsche spätestens vor dem finalen Freiwilligenplan.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Reiche Genehmigung und Meldung ein, sobald Datum und Route feststehen. Plane mindestens mehrere Wochen für Rückfragen, Verkehrsplan und die Abstimmung mit Rettungskräften ein.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Die Zahl hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab. Teile mindestens die Bereiche Strecke, Einlass, Technik, Umkleide, Catering und Erste Hilfe getrennt ein und besetze jeden Abschnitt mit einer verantwortlichen Person plus Vertretung.
Was muss man für die Sicherheit beim Sinterklaumsumzug vorbereiten?: Erstelle vor der Veranstaltung einen Sicherheits- und Verkehrsplan, stimme die Route mit Rettungskräften ab und prüfe Absperrgitter, Absperrpfosten, Sicherheitswesten und Erste-Hilfe-Koffer. Kontrolliere die Rettungswege nochmals am Veranstaltungstag.
Wann sollte man die Technik für einen Sinterklaumsumzug testen?: Teste Soundsystem, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Funkgeräte spätestens am Vortag unter realistischen Bedingungen. Eine kurze Kontrolle direkt vor Beginn stellt sicher, dass Verkabelung, Akkus und Lautstärke noch passen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.