Sinterklaasintocht organiseren: complete checklist

Een Sinterklaasintocht vraagt meer voorbereiding dan alleen Sinterklaas en Pieten vastleggen. Je regelt tegelijk een route door de buurt, vergunningen, verkeersveiligheid, vrijwilligers, muziek en een ontvangstlocatie. Begin met datum en route, zodat de gemeente en betrokken partijen tijd hebben om mee te kijken. Daarna werk je toe naar communicatie, deelnemers, materiaal en een duidelijke indeling voor de dag zelf. Deze checklist helpt je zien wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route bevestigen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Locatie voor ontvangst reserveren
Sinterklaas uitnodigen
Pieten uitnodigen
Muziekbegeleiding vastleggen
EHBO-vrijwilligers vastleggen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Buurt informeren over route
2 personen
Verkeersmaatregelen communiceren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Contactlijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Sinterklaascadeaus sorteren
3 personen
Sinterklaaskostuum controleren
Pietenkostuums controleren
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cadeautafels klaarmaken
2 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Cadeaus uitstallen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Verkeersregelaars positioneren
6 personen

Event

Kinderen verwelkomen
4 personen
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
Intocht begeleiden
8 personen
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Kinderen begeleiden naar ontvangst
5 personen
Cadeaus uitdelen
4 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kinderen naar ouders begeleiden
4 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen
Verkeersregelaars aflossen
2 personen
Cadeaus en kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Afval afvoeren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Klapbankenaantal 6
Dranktafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Routebordenaantal 12
Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Portofoonsaantal 8
Megafoonaantal 2
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Schaaraantal 6
Ducttapeaantal 6
Touwaantal 4
Nietmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Ballonnenpompaantal 2
Fotoframe
Rode loper
Cadeauzakkenaantal 80

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, route en vergunningen voordat je uitnodigingen verstuurt. De route bepaalt waar verkeersregelaars nodig zijn en welke buurtbewoners je moet informeren.
Plan de ontvangstlocatie ruim genoeg voor partytenten, tafels, stoelen en een aparte plek voor koffie, bekers en gebaksbordjes. Controleer vooraf waar stroom beschikbaar is voor koffiezetapparaten en mobiele speakers.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling met herkenbare contactpersonen. Verdeel verkeersregelaars, EHBO-vrijwilligers, ontvangst en begeleiding van Sinterklaas en de Pieten over vaste posten.
Zet het programma en de verkeersmaatregelen tegelijk met de uitnodigingen klaar. Vermeld duidelijk waar de route begint, waar de ontvangst plaatsvindt en hoe deelnemers dieetwensen kunnen doorgeven.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en maak de buitenmaterialen compleet. Denk naast vlaggen, ballonnen en slingers ook aan ledlampen, verlengkabels, powerbanks en een plan voor nat weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en de ontvangstlocatie. Plan de uitnodigingen en vrijwilligersindeling daarna, zodat je ongeveer 1 week voor de intocht alleen nog hoeft te controleren.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de intocht. De gemeente heeft dan tijd om het verkeersplan en veiligheidsplan te beoordelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak minimaal 4 rollen: verkeersbegeleiding, EHBO, ontvangst en begeleiding van Sinterklaas en de Pieten. Het exacte aantal hangt af van de route en deelnemers, maar plan per verkeerspost minstens 2 personen en houd 2 extra vrijwilligers achter de hand.
Wanneer controleer ik het weer voor de Sinterklaasintocht?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om tenten, verlichting, warme dranken, kabels en de inrichting van de ontvangstlocatie definitief te bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.