Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht mehr Vorlauf als nur eine Einladung an Sinterklaas und die Pieten. Zuerst müssen Datum, Route, Genehmigungen und Verkehrsführung feststehen; danach folgen Helfer, Musik, Einladungen und der Empfang. Plane außerdem wetterfeste Beschilderung, Beleuchtung und eine klare Kontaktliste ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur letzten Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route bestätigen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Ort für den Empfang reservieren
Sinterklaas einladen
Pieten einladen
Musikbegleitung buchen
Erste-Hilfe-Freiwillige einplanen
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm veröffentlichen
Nachbarschaft über die Route informieren
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen kommunizieren
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Sinterklaas-Geschenke sortieren
3 Personen
Sinterklaas-Kostüm prüfen
Pieten-Kostüme kontrollieren
2 Personen
Musik-Playlist bereitstellen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschenktische vorbereiten
2 Personen
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
Geschenke ausstellen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Verkehrsregler positionieren
6 Personen

Event

Kinder begrüßen
4 Personen
Publikum entlang der Strecke begleiten
6 Personen
Umzug begleiten
8 Personen
Musik beim Einzug bereitstellen
2 Personen
Sinterklaas empfangen
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Kinder zum Empfang begleiten
5 Personen
Geschenke austeilen
4 Personen
Fotoecke betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Kinder zu den Eltern begleiten
4 Personen
Die letzten Gäste verabschieden
3 Personen
Verkehrshelfer ablösen
2 Personen
Geschenke und Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
Wegweiser entfernen
4 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 8
StühleAnz. 80
KlappbänkeAnz. 6
GetränketischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 6

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
WegweiserAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
FunkgeräteAnz. 8
MegafonAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12
SchereAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 6
SeilAnz. 4
TackerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichtschläucheAnz. 4

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
BallonpumpeAnz. 2
Fotoraum
Roter Teppich
GeschenktütenAnz. 80

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Die Abstimmung mit der Gemeinde und der Verkehrsplan sollten abgeschlossen sein, bevor du Einladungen verschickst.
Plane für jeden Abschnitt der Route feste Verkehrsregler und mindestens 2 Erste-Hilfe-Freiwillige ein. Gib allen Helfern spätestens 7 Tage vorher Einsatzort, Uhrzeit und Telefonnummer.
Reserviere den Empfangsort frühzeitig und rechne Sitzplätze, Klapptische und Getränketische getrennt. Für Kaffee und warme Getränke brauchst du außerdem mehrere Thermoskannen, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher sowie ausreichend wiederverwendbare Becher.
Informiere Anwohner mindestens 2 Wochen vor dem Umzug über Route, Sperrungen und Zeiten. So können sie Fahrzeuge umstellen und wissen, an wen sie sich bei Rückfragen wenden.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag Strom, Lautsprecher, Mikrofone und LED-Beleuchtung. Packe Powerbanks, Verlängerungskabel und eine gedruckte Kontaktliste als Reserve ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Gemeinde und Genehmigungsstellen. Je nach Route, erwarteter Teilnehmerzahl und Verkehrsmaßnahmen können zusätzliche Unterlagen verlangt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein und besetze jeden Verkehrspunkt mit einem Verkehrsregler. Für einen kleinen Umzug solltest du außerdem mindestens 2 Erste-Hilfe-Freiwillige und eine zentrale Einsatzleitung einplanen.
Wann soll man die Einladungen für den Sinterklaumsumzug verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung und erfasse dabei Teilnehmerzahl sowie Ernährungswünsche, damit der Empfang rechtzeitig vorbereitet werden kann.
Was muss man 48 Stunden vor dem Sinterklaumsumzug prüfen?: Kontrolliere Wetter, endgültige Teilnehmerliste, Helfereinteilung und die Erreichbarkeit aller Verantwortlichen. Prüfe außerdem Routenschilder, Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofone, Stromversorgung und die Ausstattung für den Empfang.

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