Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasintocht

Bij een Sinterklaasintocht komen route, veiligheid, optochtbegeleiding en ontvangst op één moment samen. Begin met de route en aankomst, regel daarna vergunningen en bevestig de afspraken met Sint, paard en koets. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers; vlak voor de intocht controleer je techniek, cadeaus en verkeersmaatregelen. Deze checklist helpt je de 62 taken en 51 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en aankomst vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Optochtbegeleiders werven
2 personen
Pieten en vrijwilligers inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Afspraken met Sint bevestigen
Paard en koets controleren
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Routebordjes maken
3 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Cadeautjes controleren
3 personen
Pietenpakken passen
4 personen
Versiering voorbereiden
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Cadeautafels labelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Route inspecteren
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Hekken en verkeersborden klaarzetten
4 personen
Tent en infopunt opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Drank- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Pieten schminken
4 personen
Sint ontvangen en omkleden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Infopunt openen
2 personen
Publiek langs de route begeleiden
10 personen
Verkeer bij kruisingen regelen
6 personen
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
Sint en Pieten begeleiden
4 personen
Welkomwoord uitspreken
Kinderen bij Sint begeleiden
4 personen
Cadeautjes uitdelen
4 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletbenodigdheden aanvullen
Fotomoment met Sint begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Pieten helpen bij schminken
3 personen
Laatste gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Cadeautafels leegmaken
3 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Hekken en verkeersborden opruimen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Pietenpakken wassen en opbergen
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Locatie nabezemen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Afzethekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 15
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Kunststof strooigoedzakkenaantal 8
Cadeaupapierrollenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Routebordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Partytentgewichtenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelblokkenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, aankomstpunt en publieksstromen vroeg vast. Controleer de route op de dag zelf nog een keer en zet route- en pijlbordjes zichtbaar vóór de eerste bezoekers komen.
Plan een aparte controle voor vergunningen, afzethekken, verkeersborden en verkeerskegels. Wijs optochtbegeleiders vooraf een concreet routegedeelte toe, zodat niet iedereen tegelijk hoeft te improviseren.
Test muziek, accuspeakers en draadloze microfoons vóór de opbouw klaar is. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen droog en buiten de looproute; een reserve-microfoon voorkomt stiltes tijdens de aankomst.
Sorteer polsbandjes, tickets en cadeaus per groep voordat de ontvangst begint. Label cadeautafels en verzamel naamkaartjes vooraf, zodat kinderen niet bij één tafel ophopen.
Controleer de weersverwachting en richt het infopunt en de partytenten op tijd in. Zet dranken koud, plaats afvalbakken op logische punten en houd een droge plek vrij voor kleding, cadeaus en reserveversiering.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Neem de vergunning minimaal 8 tot 12 weken vóór de intocht op in je planning. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagvoorwaarden direct nadat route en aankomst zijn vastgelegd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken minimaal op 1 optochtbegeleider per duidelijk afgebakend routegedeelte en extra mensen voor het infopunt, cadeautafels en techniek. Plan daarnaast 2 tot 3 reservevrijwilligers in voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet ik de route van de Sinterklaasintocht controleren?: Inspecteer de route uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de ochtend van de intocht. Controleer dan ook afzethekken, verkeersborden, routebordjes, obstakels en de doorgang voor paard en koets.
Hoe lang van tevoren moet ik de geluidsinstallatie testen?: Test microfoons, speakers en muziek minimaal 1 week vooraf op bereik en volume. Doe op de dag zelf nog een korte soundcheck zodra de installatie staat, bij voorkeur minstens 60 minuten vóór de aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.