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Sinterklaumsumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaumsumzug braucht mehr Vorlauf als nur Kostüme und Geschenke. Route, Genehmigungen und Verkehrssicherung müssen früh feststehen, während Helfer, Pieten, Musik und Verpflegung aufeinander abgestimmt werden. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, Geschenkesortierung und ein Techniktest. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort, damit am Umzugstag niemand nach Mikrofon, Wegweisern oder zusätzlichen Helfern suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Ankunft festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Umzugsbegleiter rekrutieren

    2 Personen

  • Pieten und Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Absprachen mit Sint bestätigen

  • Pferd und Kutsche prüfen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

    3 Personen

  • Armbänder und Tickets sortieren

    2 Personen

  • Geschenke prüfen

    3 Personen

  • Pieten-Kostüme anprobieren

    4 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    4 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Geschenketische beschriften

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Route inspizieren

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Absperrgitter und Verkehrsschilder aufstellen

    4 Personen

  • Zelt und Infopunkt aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Geschenketisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke- und Ausgabepunkt einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Pieten schminken

    4 Personen

  • Sinterklaas empfangen und umkleiden

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Infopunkt eröffnen

    2 Personen

  • Publikum entlang der Strecke begleiten

    10 Personen

  • Verkehr an Kreuzungen regeln

    6 Personen

  • Musik beim Einzug bereitstellen

    2 Personen

  • Sint und Pieten begleiten

    4 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Kinder zu Sint begleiten

    4 Personen

  • Geschenke verteilen

    4 Personen

  • Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toilettenbedarf auffüllen

  • Fotomoment mit Sint begleiten

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Pieten helfen beim Schminken

    3 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschenktische leerräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Routenschilder entfernen

    3 Personen

  • Zäune und Verkehrsschilder aufräumen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Pietenkostüme waschen und aufräumen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Location nachsanden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbsperrgitterAnz. 24
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 15
  • KaraffenAnz. 6

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 12
  • Pieten-BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 10
  • Plastiktüten für StreugutAnz. 8
  • GeschenkpapierrollenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 150
  • WegweiserAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Ausstattung

  • Akku-LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • PowerbanksAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 5
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • PartyzeltgewichteAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlakkusAnz. 20
  • KorkenzieherAnz. 2
  • TablettsAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Reinigungswagen

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Umzug. Lege der Anfrage gleich Route, Ankunftsbereich, erwartete Teilnehmerzahl und geplante Absperrungen bei.
  • Plane die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und bestätige ihre Treffpunkte spätestens eine Woche vorher. Für Route, Infopunkt, Geschenketische und Verkehrssicherung brauchst du getrennte Zuständigkeiten.
  • Prüfe Pferd und Kutsche sowie die gesamte Route 2 bis 3 Tage vorher. Achte dabei auf Engstellen, sichere Standorte für Absperrgitter und genügend Platz für Zelt, Tische und wartende Familien.
  • Teste Akku-Lautsprecher, Funkmikrofone und Mikrofonständer spätestens am Vortag gemeinsam. Lade Ersatzakkus, sortiere Verlängerungskabel und lege die Technik so bereit, dass sie beim Aufbau sofort erreichbar ist.
  • Sortiere Geschenke, Armbänder und Tickets nicht erst am Veranstaltungstag. Beschrifte die Geschenketische, stelle wiederverwendbare Becher und Serviergeschirr bereit und stelle Getränke einige Stunden vor Beginn kalt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?
Reiche Genehmigungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Umzug ein. Bei einer öffentlichen Route mit Verkehrssicherung kann die Bearbeitung länger dauern, deshalb solltest du Route und erwartete Teilnehmerzahl bereits vollständig angeben.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?
Für einen kleinen Umzug solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einplanen: für Route, Absperrungen, Infopunkt, Geschenke, Technik und Empfang. Teile sie in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den gesamten Tag durchgehend eingesetzt ist.
Wann sollte die Route für den Sinterklaumsumzug kontrolliert werden?
Kontrolliere die Strecke 2 bis 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. So kannst du Baustellen, rutschige Stellen, geänderte Zufahrten und passende Standorte für Verkehrskegel oder Absperrgitter rechtzeitig berücksichtigen.
Wann müssen Geschenke und Kostüme für den Sinterklaumsumzug fertig sein?
Prüfe und sortiere die Geschenke spätestens am Vortag und beschrifte die Tische nach Ausgabe oder Gruppe. Die Pieten-Kostüme sollten mindestens 2 bis 3 Tage vorher anprobiert werden, damit fehlende Teile noch ersetzt werden können.

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