Sinterklaasintocht organiseren: checklist
Een Sinterklaasintocht vraagt vooral om strakke afstemming tussen route, veiligheid en programma. Leg eerst datum, route en locatie vast en start daarna direct met vergunning, verkeersplan en hulpdiensten. In de weken erna regel je vrijwilligers, muziek, catering en kostuums. Controleer in de laatste week alle materialen, publiceer praktische publieksinformatie en druk het draaiboek af. Zo voorkom je dat routeborden, microfoons of warme dranken pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Intochtlocatie reserveren
Muziek regelen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Verkeersregelaars aanmelden
Hulpdiensten informeren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rollen verdelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Catering bestellen
Pietenkostuums controleren
2 personen
Sinterklaaskostuum controleren
Programma uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routeborden maken
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Route vrijmaken
4 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Afzettingen plaatsen
6 personen
Podiumzone inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Pieten schminken
3 personen
Sinterklaas aankleden
2 personen
Briefing verkeersregelaars
2 personen
Briefing vrijwilligers
3 personen
Briefing EHBO-team
2 personen
Ontvangst bezoekers
6 personen
Muziek afspelen
2 personen
Intocht begeleiden
10 personen
Verkeer begeleiden
8 personen
Sinterklaas verwelkomen
3 personen
Podiumprogramma begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Kinderen begeleiden
6 personen
Fotoactiviteiten begeleiden
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Route schoon opleveren
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kostuums reinigen
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Schenk kannenaantal 12
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudersaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Led bouwlampenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Pietenbanierenaantal 12
- Sinterklaasvlaggenaantal 12
- Ballonnenbogenaantal 3
- Rode lopersaantal 2
- Fotowand
- Decoratieve pakjesaantal 12
- Decoratieve staf
Veiligheid
- Dranghekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 24
- Afzetlintaantal 6
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 8
- Veiligheidshesjesaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Koelbare drankdispensersaantal 4
- Aluminiumfoliehoudersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Communicatie
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 6
- Clipboardsaantal 8
- Pennenaantal 24
Kostuums
- Pietenkostuumsaantal 12
- Sinterklaaskostuum
- Pietenpruikenaantal 12
- Pietenmutsenaantal 12
- Baardenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunning. Een verkeersplan en de aanmelding van verkeersregelaars kunnen extra verwerkingstijd vragen.
- Maak uiterlijk 4 weken vooraf een taakverdeling met één verantwoordelijke voor route en verkeer, één voor programma en één voor catering en materialen. Zet per onderdeel ook een vervanger op de lijst.
- Plan een technische test 1 tot 2 weken voor de intocht. Controleer de mobiele geluidsinstallatie, draadloze microfoons, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen op de route en op de intochtlocatie.
- Tel catering en servies per gast én per uitgiftepunt. Leg herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden, besteksets, serveerschalen en schenk kannen klaar en controleer dieetwensen voordat je bestelt.
- Doe de laatste controle 1 dag vooraf: kostuums klaarleggen, routeborden plaatsen of bundelen, batterijen en verlichting testen en het draaiboek voor alle coördinatoren afdrukken. Controleer die ochtend opnieuw de weersverwachting.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, route, locatie, vergunning, verzekering en het verkeersplan, zodat er tijd blijft voor aanpassingen.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?
- Vraag de vergunning minimaal 8 weken voor de intocht aan, tenzij je gemeente een andere termijn voorschrijft. Voeg route, verwachte bezoekersaantallen, verkeersmaatregelen en contactpersonen direct toe.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Maak per taakgebied minimaal één verantwoordelijke en één vervanger: route, verkeer, ontvangst, programma, catering en techniek. Bij een intocht met meerdere routeblokken plan je daarnaast per blok aparte begeleiders en verkeersregelaars.
- Wanneer controleer ik de kostuums en geluidsinstallatie?
- Controleer Pietenkostuums, Sinterklaaskostuum en geluidsapparatuur 1 tot 2 weken vooraf. Leg de kostuums de dag ervoor klaar en test microfoons, muziek, stroomvoorziening en reservebatterijen nogmaals op locatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!