Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin met de datum, route en intochtlocatie; die bepalen vrijwel alle andere keuzes. Regel daarna de vergunning, verzekering, verkeersmaatregelen en hulpdiensten voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met één draaiboek voor programma, rollen, leveranciers en publieksinformatie. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf: kostuums, techniek, routeborden, catering en de weersverwachting worden dan vaak pas echt zichtbaar als knelpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Intochtlocatie reserveren
5
Muziek regelen
6
Verkeersplan uitwerken
2 personen
7
Verkeersregelaars aanmelden
8
Hulpdiensten informeren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Rollen verdelen
2 personen
14
Leveranciers bevestigen
15
Catering bestellen
16
Pietenkostuums controleren
2 personen
17
Sinterklaaskostuum controleren
18
Programma uitwerken
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Routeborden maken
2 personen
21
Publieksinformatie publiceren
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Kostuums klaarleggen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

28
Route vrijmaken
4 personen
29
Verkeersborden plaatsen
4 personen
30
Afzettingen plaatsen
6 personen
31
Podiumzone inrichten
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Verlichting aansluiten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Koffie en thee zetten
2 personen
39
Pieten schminken
3 personen
40
Sinterklaas aankleden
2 personen
41
Briefing verkeersregelaars
2 personen
42
Briefing vrijwilligers
3 personen
43
Briefing EHBO-team
2 personen
44
Ontvangst bezoekers
6 personen
45
Muziek afspelen
2 personen
46
Intocht begeleiden
10 personen
47
Verkeer begeleiden
8 personen
48
Sinterklaas verwelkomen
3 personen
49
Podiumprogramma begeleiden
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Kinderen begeleiden
6 personen
53
Fotoactiviteiten begeleiden
3 personen
54
Afvalpunten legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Publiek uitgeleiden
4 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Afzettingen verwijderen
6 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Route schoon opleveren
4 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Kostuums reinigen
2 personen
68
Restvoorraad opbergen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Led bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Pietenbanierenaantal 12
Sinterklaasvlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Rode lopersaantal 2
Fotowand
Decoratieve pakjesaantal 12
Decoratieve staf

Veiligheid

Dranghekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 24
Afzetlintaantal 6
Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelbare drankdispensersaantal 4
Aluminiumfoliehoudersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 24

Kostuums

Pietenkostuumsaantal 12
Sinterklaaskostuum
Pietenpruikenaantal 12
Pietenmutsenaantal 12
Baardenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en eindlocatie minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarbij waar publiek kan wachten, waar de geluidsinstallatie komt en of partytenten, tafels en stoelen veilig kunnen staan.
Vraag de vergunning aan zodra datum en route bekend zijn; houd minimaal 6 tot 8 weken verwerkingstijd aan. Voeg het verkeersplan toe en meld verkeersregelaars tijdig aan, zodat afsluitingen niet op het laatste moment moeten worden opgelost.
Maak het programma per kwartier en koppel iedere rol aan één naam. Plan naast Sinterklaas en de Pieten ook iemand voor de microfoons, muziekspeler, routebegeleiding, catering en het contact met hulpdiensten.
Bestel catering op basis van definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, warmhouders, koelboxen, bekers, borden en bestek op een aparte uitgifteplek klaar.
Doe de eindcontrole 48 uur voor vertrek: controleer kostuums, batterijlantaarns, ledverlichting, verlengkabels, stekkerdozen, routeborden en het afgedrukte draaiboek. Publiceer diezelfde dag de route, begintijd, eventuele parkeerbeperkingen en een regenalternatief.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Start idealiter 10 tot 12 weken vooraf met datum, route en locatie. Vraag de vergunning ongeveer 6 tot 8 weken voor de intocht aan en reserveer leveranciers en techniek zodra die datum vaststaat.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een Sinterklaasintocht?: Vraag de vergunning direct aan nadat route en locatie zijn vastgesteld, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Een verkeersplan, inzet van verkeersregelaars en informatie over geluid en publieksstromen kunnen onderdeel van de aanvraag zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken naast Sinterklaas en de Pieten op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor route en publiek, 2 verkeersregelaars per relevant kruispunt en 2 mensen voor techniek en catering. Het exacte aantal hangt af van route, drukte en het aantal kruisingen.
Wanneer controleer je de kostuums en techniek voor de intocht?: Controleer Pietenkostuums, Sinterklaaskostuum, microfoons, geluidsinstallatie en verlichting 48 uur vooraf. Leg de kostuums en materialen de avond ervoor per rol klaar en test de apparatuur nogmaals vóór vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.