Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas demande surtout de coordonner la circulation, les bénévoles et l’accueil à l’arrivée. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve le lieu d’arrivée avant de lancer les invitations. Les autorisations, l’assurance et l’information des secours doivent être réglées suffisamment tôt. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux costumes, au son, au catering et au contrôle de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu du cortège d’arrivée
Gérer la musique
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Inscrire les agents de circulation
Informer les services de secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les rôles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Commander le catering
Vérifier les costumes de Pieten
2 personnes
Vérifier le costume de Sinterklaas
Élaborer le programme
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Publier les informations au public
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Dégager le parcours
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Installer les barrières
6 personnes
Aménager la zone de scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Maquiller les Pieten
3 personnes
Habiller Sinterklaas
2 personnes
Briefing des signaleurs
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Briefing de l’équipe de premiers secours
2 personnes
Accueil des visiteurs
6 personnes
Passer de la musique
2 personnes
Encadrer la procession
10 personnes
Gérer la circulation
8 personnes
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
Encadrer le programme de scène
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accompagner les enfants
6 personnes
Encadrer les activités photo
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le parcours propre
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les costumes
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Chauffes-platqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier à LEDqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Bannières des Pietenqté 12
Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Arches de ballonsqté 3
Tapis rougesqté 2
Mur photo
Paquets décoratifsqté 12
Bâton décoratif

Sécurité

Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Distributeurs de boissons réfrigéréesqté 4
Supports pour papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 24

Costumes

Costumes de Pietenqté 12
Costume de Sinterklaas
Perruques de Pietenqté 12
Bonnets de Pietqté 12
Barbesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Dépose la demande d’autorisation dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, idéalement plusieurs semaines avant le cortège. Prépare aussi le plan de circulation et la liste des agents nécessaires.
Prévois les bénévoles par fonction, pas seulement en nombre : circulation, accueil, costumes, sonorisation et catering. Confirme les rôles au moins 7 jours avant et imprime le déroulé pour le jour J.
Pour l’arrivée, vérifie que les tentes, tables, chaises et tables de buffet sont installées avant l’ouverture au public. Place aussi les panneaux de direction et les tapis rouges avant l’arrivée du cortège.
Teste la sonorisation mobile, les microphones sans fil et le lecteur audio sur place, avec les rallonges et multiprises prévues. Fais ce test au moins 2 heures avant le début afin de corriger les problèmes de courant ou de volume.
Ne garde pas les costumes, les boissons chaudes et le catering pour la dernière minute. Vérifie les costumes de Pieten et de Sinterklaas la veille, puis contrôle la météo et rassemble tout le matériel le matin même.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Fais la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, de préférence plusieurs semaines avant le défilé. Les délais varient selon la commune, et des ajustements peuvent être demandés pour la circulation ou la sécurité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de Sinterklaas ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du public attendu, mais prévois des personnes distinctes pour la circulation, l’accueil, les costumes, le son et le catering. Confirme la répartition au moins 7 jours à l’avance et garde quelques remplaçants disponibles.
Quand installer le matériel pour l’arrivée de Sinterklaas ?: Installe les tentes, tables, chaises, éclairages et panneaux avant l’arrivée du public, idéalement 2 heures avant le programme. Teste ensuite la sonorisation et les microphones sur leur emplacement définitif.
Que prévoir pour un défilé de Sinterklaas en cas de pluie ?: Vérifie les prévisions au moins 48 heures avant, puis une dernière fois le matin du défilé. Prépare des tentes, des lampes à piles et une solution pour protéger les costumes, le matériel audio et le catering.

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