Sinterklaasfeest organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasfeest loopt vooral mis op details die pas op het laatste moment opvallen: ontbrekende dieetwensen, ongelabelde cadeaus of te weinig zitplaatsen voor kinderen. Werk daarom van datum en gastenlijst naar programma, cadeaus en boodschappen. Reserveer Sinterklaas en Pieten vroeg en houd één pakjeslijst bij. Met deze checklist zie je welke taken en spullen je in welke volgorde regelt, van de eerste uitnodiging tot de ontvangst van de gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Cadeauwensen verzamelen
Sinterklaas reserveren
Pieten reserveren
Muziek afspeellijst maken
Programma uitwerken
2 personen
Spellen selecteren
2 personen
Speurtocht uitwerken
2 personen
Quizvragen voorbereiden
Cadeaus inkopen
3 personen
Cadeaus controleren
2 personen
Cadeaus inpakken
4 personen
Cadeaus labelen
2 personen
Pakjeslijst maken
Decoratie ontwerpen
2 personen
Decoratie maken
4 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Speurtochtkaarten printen
Quizkaarten printen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Toiletten controleren
Ingang versieren
2 personen
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderen begeleiden
4 personen
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Pieten begeleiden
3 personen
Spellen begeleiden
5 personen
Speurtocht begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Cadeaus uitdelen
5 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afscheid van Sinterklaas
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie stofzuigen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafel
Kinderbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pietenballonnenaantal 40
Rode ballonnenaantal 40
Gouden slingersaantal 8
Rode tafelkledenaantal 8
Sinterklaaspostersaantal 6
Knutselpapieraantal 2
Lijmstiftenaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Cadeaulabelsaantal 70
Pakpapierrollenaantal 8
Cadeaulintaantal 6
Fotowand

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 4
Blikopenersaantal 2

Sportmateriaal

Jutezakkenaantal 8
Pittenzakkenaantal 12
Hoepelsaantal 6
Plastic bekers voor spelaantal 30
Speurtochtpijlenaantal 20
Quizbellenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem
Handveger en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen minstens 4 weken vooraf en vraag direct naar aanmeldingen, dieetwensen en cadeauwensen. Bevestig de aanmelding daarna nog één keer, zodat je aantallen voor eten en zitplaatsen kloppen.
Reserveer Sinterklaas en Pieten zodra de datum en locatie vaststaan. Plan hun aankomst minimaal 30 minuten vóór het programma, zodat kostuums, entree en pakjes rustig kunnen worden afgestemd.
Maak één pakjeslijst met naam, cadeau en labelnummer. Controleer alle cadeaus uiterlijk 2 dagen vooraf, pak ze in en leg ze op de cadeautafel in dezelfde volgorde als het programma.
Werk het programma uit in blokken van 15 tot 20 minuten voor kinderen. Zet speurtochtkaarten, quizkaarten, spellen en muziek uiterlijk de avond ervoor klaar en test de Bluetoothspeakers.
Tel per aangemelde gast het servies en de zitplaatsen en neem 10 procent extra bekers, borden en besteksets. Zet buffettafels, thermoskannen en serveerschalen vóór de decoratie neer, zodat de inrichting niet opnieuw hoeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer Sinterklaas en Pieten uiterlijk 4 weken vooraf en rond boodschappen en decoratie in de laatste week af.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Sinterklaasfeest?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en geef 2 weken antwoordtijd. Zo kun je dieetwensen, cadeaus, eten en het aantal stoelen op tijd regelen.
Hoeveel cadeaus heb ik nodig voor een Sinterklaasfeest?: Reken één gelabeld cadeau per kind dat is aangemeld, tenzij je vooraf een andere spelvorm afspreekt. Controleer de pakjeslijst 2 dagen vooraf en leg per kind een apart cadeau klaar.
Hoe lang duurt een Sinterklaasfeest voor kinderen?: Plan voor jonge kinderen ongeveer 90 minuten tot 2 uur, met activiteiten van maximaal 20 minuten. Houd daarnaast 15 tot 30 minuten vrij voor binnenkomst, drinken en het uitdelen van de cadeaus.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.