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Checklist pour organiser une Fête de Sinterklaas

Une Fête de Sinterklaas demande plus qu’une visite de Saint-Nicolas et quelques cadeaux. Il faut coordonner les inscriptions, les souhaits des enfants, les besoins alimentaires, les animations et la remise des colis. Cette checklist de 78 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’aux courses et à la préparation de la salle. Vous y trouverez aussi les 63 éléments à prévoir, du mobilier aux décorations et au matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les inscriptions

  • Recueillir les souhaits de cadeaux

  • Réserver Sinterklaas

  • Réserver des Pieten

  • Créer la playlist musicale

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Sélectionner des jeux

    2 personnes

  • Préparer la chasse au trésor

    2 personnes

  • Préparer les questions du quiz

  • Acheter les cadeaux

    3 personnes

  • Vérifier les cadeaux

    2 personnes

  • Emballer les cadeaux

    4 personnes

  • Étiqueter les cadeaux

    2 personnes

  • Faire la liste des colis

  • Concevoir la décoration

    2 personnes

  • Créer la décoration

    4 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les cartes de la chasse au trésor

  • Imprimer les cartes-quiz

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Installer les courses non périssables

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Marquer les repas diététiques

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l’espace

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager le coin scène

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Aménager la table des cadeaux

    3 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    2 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    2 personnes

  • Mettre le buffet en place

    4 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Décorer l’entrée

    2 personnes

  • Installer la table d'accueil

    2 personnes

  • Briefer l’équipe d’accueil

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Prendre les vestes

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Accompagner les enfants

    4 personnes

  • Accueillir Sinterklaas

    2 personnes

  • Accompagner le programme de Sinterklaas

    3 personnes

  • Encadrer les Pieten

    3 personnes

  • Animer les jeux

    5 personnes

  • Encadrer la chasse au trésor

    5 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir le repas chaud

    4 personnes

  • Servir les repas adaptés aux régimes

    2 personnes

  • Animer le quiz

    2 personnes

  • Distribuer les cadeaux

    5 personnes

  • Animer le moment photo

    2 personnes

  • Adieu à Sinterklaas

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

  • Rendre les vestes

    2 personnes

Suivi

  • Ranger les restes au frais

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer les tables

    3 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Passer l'aspirateur sur le lieu

    2 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Porte-manteauxqté 4
  • Tables de buffetqté 3
  • Table des cadeaux
  • Bancs pour enfantsqté 4

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 80
  • Bols réutilisablesqté 70
  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 50
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafesqté 6
  • Thermosqté 4

Décoration

  • Drapeaux de Sinterklaasqté 4
  • Ballons Pietenqté 40
  • Ballons rougesqté 40
  • Guirlandes doréesqté 8
  • Nappes rougesqté 8
  • Affiches Sinterklaasqté 6
  • Papier de bricolageqté 2
  • Bâtons de colleqté 12
  • Jeux de ciseauxqté 6
  • Badges nominatifsqté 70
  • Étiquettes cadeauxqté 70
  • Rouleaux de papier kraftqté 8
  • Ruban cadeauqté 6
  • Mur photo

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Pied de microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Saladiersqté 10
  • Verres doseursqté 2
  • Louchesqté 6
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12
  • Plats de maintien au chaudqté 4
  • Ouvre-boîtesqté 2

Matériel de sport

  • Sacs en juteqté 8
  • Sacs de sableqté 12
  • Cerceauxqté 6
  • Gobelets en plastique pour le jeuqté 30
  • Flèches de chasse au trésorqté 20
  • Bourdons de quizqté 4

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Balai
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les souhaits de cadeaux.
  • Réservez Sinterklaas et les Pieten dès que la date est confirmée. Une animation de 30 à 45 minutes s’intègre généralement plus facilement dans un programme comprenant aussi un jeu, un quiz ou une chasse au trésor.
  • Demandez une date limite claire pour les souhaits de cadeaux, idéalement 2 à 3 semaines avant la fête. Vérifiez ensuite chaque cadeau, emballez-le, ajoutez une étiquette et tenez une liste des colis pour éviter les erreurs.
  • Préparez la salle en séparant les espaces : une table pour les cadeaux, un buffet, un coin enfants avec bancs et une zone pour les manteaux. Comptez environ 60 à 90 cm de passage autour des tables.
  • Imprimez les badges, les cartes de chasse au trésor et les cartes du quiz au moins 2 jours avant l’événement. Testez aussi les haut-parleurs Bluetooth et préparez la playlist avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Fête de Sinterklaas ?
Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la fête. Demandez une réponse au plus tard 2 à 3 semaines avant, afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les cadeaux.
Quand acheter les cadeaux pour la Fête de Sinterklaas ?
Achetez-les dès que les souhaits sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier, emballer, étiqueter et classer les colis.
Combien de temps prévoir pour le programme ?
Prévoyez généralement 2 à 3 heures au total, avec 30 à 45 minutes pour l’arrivée et l’accueil, une animation principale, puis la remise des cadeaux. Ajoutez des transitions de 5 à 10 minutes entre les activités.
Quand préparer la décoration et les jeux ?
Créez la décoration et préparez les jeux dans la semaine qui précède. Imprimez les supports au moins 2 jours avant et installez les tables, les affiches, les ballons et la table des cadeaux le jour même ou la veille.

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