Sinterklausfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklausfest braucht mehr Vorbereitung als nur Geschenke und einen Besuch von Sinterklaas. Du musst frühzeitig Ort und Termin sichern, Anmeldungen und Ernährungswünsche sammeln sowie Sinterklaas und Pieten buchen. Danach folgen Programm, Spiele, Schnitzeljagd, Quiz, Dekoration und das Verpacken der Geschenke. Diese Checkliste enthält 78 Aufgaben und 63 benötigte Gegenstände, damit du nichts kurz vor dem Fest nachorganisieren musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Geschenkwünsche sammeln
Sinterklaas reservieren
Pieten buchen
Musik-Playlist erstellen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Spiele auswählen
2 Personen
Schnitzeljagd ausarbeiten
2 Personen
Quizfragen vorbereiten
Geschenke einkaufen
3 Personen
Geschenke prüfen
2 Personen
Geschenke einpacken
4 Personen
Geschenke beschriften
2 Personen
Paketliste erstellen
Dekoration entwerfen
2 Personen
Dekoration basteln
4 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Schnitzeljagd-Karten ausdrucken
Quizkarten drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Geschenketisch einrichten
3 Personen
Spielmaterialien bereitlegen
2 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Eingang dekorieren
2 Personen
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kinder begleiten
4 Personen
Sinterklaas begrüßen
2 Personen
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
Pieten begleiten
3 Personen
Spiele betreuen
5 Personen
Schnitzeljagd begleiten
5 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
Quiz moderieren
2 Personen
Geschenke austeilen
5 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abschied von Sinterklaas
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Jacken zurückgeben
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische reinigen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location saugen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
KleiderständerAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
Geschenketisch
KinderbänkeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
Pieten-BallonsAnz. 40
Rote LuftballonsAnz. 40
Goldene GirlandenAnz. 8
Rote TischdeckenAnz. 8
Sinterklaas-PosterAnz. 6
BastelpapierAnz. 2
KlebestifteAnz. 12
Scheren-SetsAnz. 6
NamensschilderAnz. 70
GeschenkanhängerAnz. 70
PackpapierrollenAnz. 8
GeschenkbandAnz. 6
Fotowand

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchüsselnAnz. 10
MessbecherAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
WarmhalteschalenAnz. 4
DosenöffnerAnz. 2

Sportmaterial

JutesäckeAnz. 8
SitzsäckeAnz. 12
ReifenAnz. 6
Plastikbecher für SpieleAnz. 30
Schnitzeljagd-PfeileAnz. 20
Quiz-BuzzerAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Buche Sinterklaas und die Pieten direkt danach, da passende Zeiten besonders schnell vergeben sein können.
Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Fest und setze eine klare Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei gleichzeitig nach Allergien, Unverträglichkeiten und anderen Ernährungswünschen.
Sammle die Geschenkewünsche frühzeitig und erstelle eine Paketliste. Kaufe und prüfe die Geschenke mindestens 10 Tage vorher, damit fehlende oder beschädigte Artikel noch ersetzt werden können.
Plane den Ablauf mit festen Zeitblöcken: Begrüßung, Sinterklaas-Besuch, Spiele, Schnitzeljagd, Quiz und Geschenkübergabe. Drucke Karten und Quizfragen nicht erst am Veranstaltungstag aus, sondern spätestens 2 Tage vorher.
Stelle die Ausstattung am Vortag bereit: Tische, Stühle, Buffet- und Geschenketisch, Geschirr, Thermoskannen und Bluetooth-Lautsprecher. Beschrifte Geschenke und Namensschilder vorher, damit die Ausgabe mit Kindern nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sinterklausfest planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Fest mit Termin, Ort und Buchung von Sinterklaas und Pieten. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher verschickt werden.
Wann sollte man die Einladungen für das Sinterklausfest verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und gib den Gästen 10 bis 14 Tage für die Anmeldung. So bleiben noch mindestens 2 Wochen, um Essen, Sitzplätze und Geschenke zu planen.
Wann sollte man die Geschenke für das Sinterklausfest kaufen und einpacken?: Kaufe die Geschenke mindestens 10 Tage vorher, prüfe sie direkt nach dem Einkauf und verpacke sie spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Fest. Beschrifte jedes Geschenk nach der Prüfung.
Was muss man am Tag vor dem Sinterklausfest vorbereiten?: Stelle am Vortag die Tische, Stühle, Dekoration, Geschirr, Lautsprecher und den Geschenketisch bereit. Drucke außerdem Schnitzeljagd-Karten und Quizkarten aus und lege den Ablauf für alle Helfer griffbereit hin.

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