Zo organiseer je een Sinterklaasbarbecue

Begin ongeveer drie weken vooraf met de uitnodigingen en vraag meteen naar dieetwensen. Verwerk de aanmeldingen in één gastenlijst, zodat je boodschappen, zitplaatsen en servies op tijd kunt afstemmen. Controleer in de laatste week de weersverwachting en regel partytenten, verlichting en barbecuebrandstof voordat de dag zelf begint. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: locatie vrijmaken, tenten en tafels plaatsen, eten voorbereiden, buffet inrichten en pas daarna de barbecue aansteken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Weersverwachting controleren
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Boodschappenlijst controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Barbecuebrandstof ophalen
9
Vlees en groenten koelen
2 personen
10
Marinades voorbereiden
2 personen
11
Groenten wassen en snijden
2 personen
12
Desserts en hapjes klaarzetten
2 personen
13
Servies en glaswerk controleren
14
Muziek afspeellijst klaarzetten
15
Locatie vrijmaken
2 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Tafels feestelijk dekken
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Barbecue opstellen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Buffet en bar inrichten
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten

Event

25
Barbecue aansteken
2 personen
26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Barbecuegerechten grillen
3 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Sinterklaaslekkernijen serveren
2 personen
34
Afval tussentijds verzamelen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig koelen
2 personen
37
Barbecue laten afkoelen
2 personen
38
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
39
Tafels en buffet schoonmaken
2 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Meubilair afbreken
4 personen
42
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
43
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
44
Materialen controleren en opbergen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10
Keukentangenaantal 4
Ovenwantenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Houtskoolbarbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pietenversieringaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 45
Sinterklaasmijtersaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging direct naar vegetarische, allergie- en andere dieetwensen. Zet de antwoorden uiterlijk vijf dagen vooraf naast de definitieve gastenlijst, zodat marinades, groenten en desserts niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Controleer de weersverwachting twee keer: zeven dagen vooraf voor tenten en indeling, en opnieuw 24 uur vooraf. Een partytent beschermt tegen regen, maar je hebt ook droge ruimte nodig voor buffet, servies en jassen.
Plan de koude keten vanaf het boodschappenmoment. Haal barbecuevlees en groenten zo laat mogelijk op, bewaar ze in koelboxen en zet dranken apart koud; zo blijven ingrediënten gekoeld terwijl je de rest van de locatie opbouwt.
Werk op de dag zelf met vaste tijdsblokken: reken ongeveer 90 minuten voor tenten, tafels, stoelen en versiering, en nog 45 minuten voor snijden, schalen, buffet en bar. Zet servies, serveertangen en opscheplepels klaar vóór de eerste gasten komen.
Regel de warmte en verlichting vóór het donker wordt. Steek de houtskoolbarbecue op tijd aan voor de eerste gang en test lichtsnoeren, LED-lantaarns en de Bluetoothspeaker voordat iedereen arriveert; dat voorkomt zoeken naar kabels tijdens het eten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasbarbecue organiseren?: Stuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen vijf tot zeven dagen voor de barbecue. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor boodschappen, dieetwensen, tafels en servies.
Wanneer moet ik de barbecue aansteken?: Steek een houtskoolbarbecue meestal 30 tot 45 minuten voor het geplande eetmoment aan. Begin pas wanneer de locatie, het buffet en de koude ingrediënten klaarstaan, zodat het eten niet onnodig lang buiten de koeling ligt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Sinterklaasbarbecue op te bouwen?: Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor de opbouw. Reken ongeveer 90 minuten voor partytenten, tafels, stoelen, aankleding en barbecue, plus 30 tot 45 minuten voor buffet, dranken, koffie en servies.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een Sinterklaasbarbecue?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bouw de partytenten vóór de voorbereiding op. Houd buffet, koffie en thee onder een tent en reserveer minstens één droge plek waar gasten hun jas kunnen ophangen en kunnen zitten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.