Checklist voor een goed georganiseerde Sint-Maartensoptocht

Een Sint-Maartensoptocht vraagt vooral om een veilige route, duidelijke begeleiding en genoeg licht voor deelnemers en publiek. Leg datum, start- en eindlocatie en route vroeg vast; regel daarna de vergunning of melding en verdeel de begeleiding over de route. In de laatste week controleer je lantaarns, verlichting, geluidsapparatuur en de weersverwachting. Plan ook het uitdelen van lantaarns, de soep en drankjes: juist die praktische onderdelen worden vaak pas op de dag zelf ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning en melding aanvragen
Start- en eindlocatie bevestigen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Begeleiders aan route koppelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Lantaarns en lampjes controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Route-informatie verspreiden
2 personen
Verkeersbegeleiders instrueren
3 personen
Programma en tijden afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Lantaarns uitdelen voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Soepbasis voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Verkeershekken opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtkettingen ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Soep op temperatuur brengen
3 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
EHBO-doos klaarleggen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

Begeleiders aanmelden
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Lantaarns uitdelen
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Optocht laten vertrekken
4 personen
Voorhoede begeleiden
3 personen
Achterhoede begeleiden
3 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Route vrijhouden
4 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
Foto's maken
Deelnemers terugontvangen
4 personen
Warme soep serveren
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Broodjes en koek serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Lantaarns inzamelen
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verkeershekken verwijderen
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Vermiste spullen registreren
Route controleren op afval
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkleedhoezenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Decoratie

Sint-Maartensvlaggenaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Papieren sterrenaantal 40
Lantaarnsaantal 120
Lantaarnstokkenaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Reflecterende lintenaantal 30
Pijlen voor routebordenaantal 20
Krijtbordstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Werklampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3

Keuken

Grote soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Soepkommenaantal 130
Mokkenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Theelepelsaantal 130
Soepkommenbakkenaantal 4

Catering

Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
EHBO-dozenaantal 2
Branddekensaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12

Tips

Controleer de route niet alleen op papier. Loop haar uiterlijk een week vooraf met de verkeersbegeleiders na en markeer donkere punten, oversteekplaatsen en plekken waar routeborden nodig zijn.
Test lantaarns, LED-theelichtjes, lichtsnoeren, werklampen en kabels uiterlijk één dag vooraf. Leg reservebatterijen, powerbanks en oplaadkabels klaar, zodat een lege lamp niet midden in de optocht voor vertraging zorgt.
Geef iedere begeleider vooraf een vast routegedeelte en een manier om te communiceren, bijvoorbeeld een portofoon. Instrueer verkeersbegeleiders vóór de start en zorg dat de routepijlen al staan voordat deelnemers aankomen.
Bereid de ontvangstlocatie eerder voor dan je denkt: zet tafels, stoelen, thermoskannen en soepketels klaar en controleer of er voldoende opscheplepels zijn. Houd dieetwensen uit de aanmeldingen bij de catering apart zichtbaar.
Verspreid route-informatie en starttijd minstens enkele dagen vooraf. Print op de dag zelf ook programma’s, naamkaartjes en een korte route-instructie; bij slecht weer heb je dan nog een bruikbare papieren versie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sint-Maartensoptocht organiseren?: Leg datum, route en start- en eindlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag daarna direct na welke vergunning of melding nodig is, omdat de behandeling per gemeente en route kan verschillen.
Wanneer moet ik een vergunning of melding voor een Sint-Maartensoptocht regelen?: Controleer dit zodra de route bekend is en dien de aanvraag of melding minimaal 6 weken voor de optocht in als jouw gemeente die termijn hanteert. Wacht niet tot de laatste week: verkeersmaatregelen en routebegeleiding kunnen extra afstemming vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sint-Maartensoptocht?: Koppel minimaal één begeleider aan elk duidelijk afgebakend routegedeelte en plan extra mensen voor de start, het uitdelen van lantaarns en de ontvangst. Tel daarnaast verkeersbegeleiders apart mee; hun aantal hangt af van het aantal oversteekplaatsen en kruisingen.
Wanneer controleer ik de verlichting en geluidsapparatuur?: Doe een volledige test uiterlijk één dag vooraf en controleer op de dag zelf nog één keer voordat deelnemers arriveren. Test draagbare speakers, microfoons, muziekspeler, portofoons, kabels en stroompunten samen, zodat je storingen meteen kunt oplossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.