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Sankt-Martins-Umzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sankt-Martins-Umzug braucht mehr Vorbereitung als Laternen und ein Pferd. Lege zuerst Datum, Route und Start- sowie Endort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Genehmigungen, Verkehrshelfer und eine sichere Beleuchtung gehören früh auf die Liste. Plane außerdem Laternen, warme Getränke und Suppe so, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht, geladen oder nachgekauft werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung und Meldung beantragen

  • Start- und Endlocation bestätigen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Betreuer den Routen zuordnen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Laternen und Lichter prüfen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Routeninformationen verteilen

    2 Personen

  • Verkehrshelfer einweisen

    3 Personen

  • Programm und Zeiten ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Vorbereiten, Laternen zu verteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Suppenbasis vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Verkehrsbarrieren aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Suppe auf Temperatur bringen

    3 Personen

  • Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Kasten bereitlegen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Betreuer anmelden

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Laternen verteilen

    4 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Den Umzug starten lassen

    4 Personen

  • Spitze begleiten

    3 Personen

  • Nachhut begleiten

    3 Personen

  • Kreuzungen absichern

    6 Personen

  • Route freihalten

    4 Personen

  • Verbliebene betreuen

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Teilnehmer wieder in Empfang nehmen

    4 Personen

  • Heiße Suppe servieren

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Brötchen und Kekse servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Laternen einsammeln

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände erfassen

  • Route auf Müll kontrollieren

    3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • TischdeckenhussenAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2

Dekoration

  • Sankt-Martins-FlaggenAnz. 10
  • PapiergirlandenAnz. 12
  • PapiersterneAnz. 40
  • LaternenAnz. 120
  • LaternenstangenAnz. 120
  • LED-TeelichterAnz. 150
  • Reflektierende BänderAnz. 30
  • Pfeile für WegweiserAnz. 20
  • KreidetafelständerAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Musikplayer
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Megafon
  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3

Küche

  • Große SuppenkellenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

  • SuppenschalenAnz. 130
  • TassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 130
  • TeelöffelAnz. 130
  • SuppenschalenAnz. 4

Catering

  • ServiertablettsAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermobecherAnz. 20
  • Einkäufe

Sicherheit

  • VerkehrsbarrierenAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
  • LöschdeckenAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungsschwämmeAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung und melde den Umzug frühzeitig an. Prüfe die Route außerdem bei Tageslicht und nach Einbruch der Dunkelheit auf enge Stellen, schlechte Beleuchtung und sichere Übergänge.
  • Teile Betreuer konkret Streckenabschnitten zu und weise Verkehrshelfer vor dem Start ein. Routeninformationen und ein gedruckter Zeitplan sollten spätestens am Veranstaltungstag für alle Helfer bereitliegen.
  • Teste Tonanlage, Funkgeräte und Megafon vor dem Aufbau. Lade Powerbanks und Funkmikrofone vollständig und prüfe Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln auf der vorgesehenen Strecke.
  • Bereite die Laternenausgabe vor dem Eintreffen der Gruppen vor: Laternen, Laternenstangen und LED-Teelichter gehören sortiert an einen festen Ausgabepunkt. Reflektierende Bänder helfen bei dunklen Abschnitten zusätzlich.
  • Kalkuliere Suppe und Getränke nach der erwarteten Teilnehmerzahl und halte Thermoskannen sowie Suppenkessel rechtzeitig bereit. Ernährungswünsche sollten vor dem Einkauf erfasst sein, damit passende Portionen nicht erst am Abend organisiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sankt-Martins-Umzug anmelden?
Beginne die Anmeldung und den Genehmigungsprozess mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Route und Verkehrsaufwand können Rückfragen entstehen, deshalb sollte die Strecke schon vor dem Antrag feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Sankt-Martins-Umzug?
Plane mindestens 1 Betreuer pro Streckenabschnitt und zusätzliche Verkehrshelfer für jede Querung oder unübersichtliche Stelle ein. Für eine Route mit 4 Abschnitten sind beispielsweise mindestens 4 Streckenbetreuer plus die benötigten Verkehrshelfer sinnvoll.
Wann sollte man die Laternen für den Umzug vorbereiten?
Sortiere Laternen, Stangen und LED-Teelichter spätestens 1 bis 2 Tage vorher und lege die Ausgabestelle fest. Am Veranstaltungstag sollte die Ausgabe mindestens 30 Minuten vor dem Start aufgebaut sein.
Wie viel Suppe und Getränke braucht man beim Sankt-Martins-Umzug?
Rechne bei Suppe mit etwa 300 bis 400 Millilitern pro erwachsener Person und plane für Kinder kleinere Portionen ein. Für das erste Veranstaltungsstunde sind ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert; kaufe bei kaltem Wetter etwas Reserve ein.

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