Checklist pour organiser le défilé de la Saint-Martin

Un défilé de la Saint-Martin demande une préparation précise, surtout dès qu’il réunit des enfants, des lanternes et un parcours en extérieur. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les autorisations, puis répartissez les bénévoles et les accompagnateurs. Les derniers jours servent à tester l’éclairage et le son, préparer les lanternes, installer la signalétique et organiser la soupe à l’arrivée. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 59 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous pouvez les traiter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander l'autorisation et la déclaration
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Affecter des accompagnateurs au parcours
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier les lanternes et les lumières
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Diffuser les informations de l’itinéraire
2 personnes
Briefer les agents de circulation
3 personnes
Imprimer le programme et les horaires
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la distribution des lanternes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer la base de soupe
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les guirlandes lumineuses
3 personnes
Installer le système son
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Réchauffer la soupe
3 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Installer la table d’inscription
2 personnes

Événement

Inscrire les accompagnateurs
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les lanternes
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir le défilé
4 personnes
Accompagner l’avant-garde
3 personnes
Encadrer la fin de course
3 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Prendre en charge les retardataires
2 personnes
Prendre des photos
Raccueillir les participants
4 personnes
Servir de la soupe chaude
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des sandwichs et des biscuits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Collecter les lanternes
3 personnes
Fournir la musique
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Laver le matériel de cuisine
3 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Vérifier la route pour les déchets
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Housses de nappesqté 8
Portantsqté 2

Décoration

Drapeaux de la Saint-Martinqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Étoiles en papierqté 40
Lanternesqté 120
Bâtons de lanternesqté 120
Bougies chauffe-plat LEDqté 150
Rubans réfléchissantsqté 30
Flèches pour les panneaux d’orientationqté 20
Présentoirs à ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 6
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3

Cuisine

Grandes louchesqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Bol à soupeqté 130
Tassesqté 130
Verres à eauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Paniers à bols à soupeqté 4

Catering

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 4
Mugs isothermesqté 20
Courses

Sécurité

Barrières de circulationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 8
Bacs de rangementqté 12

Conseils

Commencez les demandes d’autorisation plusieurs semaines avant le défilé : joignez l’itinéraire, les horaires prévus et les mesures de sécurité. Confirmez aussi les lieux de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations.
Prévoyez un accompagnateur à chaque point sensible du parcours et briefez les agents de circulation avant le jour J. Des talkies-walkies et un mégaphone permettent de rester coordonné lorsque le groupe s’étire.
Testez les lanternes, les guirlandes LED, les rallonges et les enceintes au moins 48 heures avant. Gardez des batteries externes, des câbles de recharge et des lampes de chantier pour les pannes ou les zones mal éclairées.
Préparez la distribution des lanternes avec une file ou un point clairement signalé. Les bâtons, les bougies chauffe-plat LED et les rubans réfléchissants doivent être comptés avant l’arrivée des participants.
Calculez les quantités de soupe, de boissons et de vaisselle à partir des inscriptions, puis refroidissez les boissons à l’avance. Préparez la base de soupe avant le jour J et gardez les marmites, thermos et grandes louches accessibles à l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un défilé de la Saint-Martin ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, confirmer le parcours, réserver les tables et chaises, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir pour le parcours ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur à chaque intersection, point de traversée ou changement de direction, puis ajoutez une personne en tête et une en fin de cortège. Pour un groupe d’enfants, faites un briefing collectif 24 à 48 heures avant le défilé.
Quand préparer les lanternes et le matériel lumineux ?: Contrôlez les lanternes, bâtons, LED, guirlandes et rallonges 2 à 3 jours avant. Installez la signalétique et les éclairages fixes le jour même, après avoir vérifié la météo et l’état du parcours.
Combien de soupe et de boissons prévoir pour le défilé ?: Basez les quantités sur les inscriptions définitives, en distinguant adultes et enfants. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les imprévus et mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de l’accueil.

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