Silent disco organiseren: checklist en planning

Een silent disco staat of valt met een goede technische voorbereiding en duidelijke informatie voor bezoekers. Leg eerst locatie, datum, muziekconcept en budget vast; regel daarna apparatuur, catering en uitnodigingen. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en de bezoekersinformatie. Op de dag zelf draait het vooral om opgeladen headsets, geteste muziekkanalen, veilige kabels en een korte uitleg bij de inchecktafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Muziekconcept bepalen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Silentdiscoapparatuur reserveren
Catering en dranken reserveren
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Beveiligingsplan maken
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekkanalen indelen
2 personen
Playlist testen
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Crewindeling maken
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Headsets opladen
2 personen
Batterijen controleren
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Bar en buffet opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Transmitters aansluiten
2 personen
Headsets synchroniseren
3 personen
Geluidskanalen testen
3 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Crewbriefing geven
8 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Headsets uitdelen
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Gebruiksinstructies geven
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Lichtshow bedienen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Toiletartikelen bijvullen
Headsets tussentijds controleren
2 personen
Batterijen vervangen
2 personen
Muziekkanalen wisselen
2 personen
Verlichting aanpassen
Laatste muziekronde aankondigen
Headsets innemen
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Headsets sorteren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Bar afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Vloer en oppervlakken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelers legen en reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Headsets opladen voor retour
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Kledingrekaantal 2
Tafelkleedaantal 12
Inchecktafelaantal 2

Apparatuur

Silentdiscoheadsetsaantal 110
Zenderaantal 3
Muziekspeleraantal 3
Hoofdtelefoonladersaantal 12
Reservebatterijenaantal 120
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Gaffa tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Laptopstandaardsaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Neonarmbandjesaantal 120
Neonstickersaantal 200
Kanaalbordjesaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Welkomstbord

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Champagneglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de silentdiscoheadsets, zender en muziekspeler zodra locatie en datum vaststaan. Tel per verwachte bezoeker één headset en plan daarnaast reservebatterijen en hoofdtelefoonladers in.
Test de playlist en kanaalindeling minimaal 24 uur vooraf met alle beschikbare kanalen. Controleer daarbij ook het bereik op de volledige dansvloer en leg kanaalbordjes klaar.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 2 dagen voor het feest. Vermeld het adres, starttijd, bereikbaarheid, eventuele weersmaatregelen en hoe bezoekers bij binnenkomst een headset krijgen.
Maak kabels vóór opening onopvallend en veilig met kabelbinders en gaffa tape. Gebruik stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels zo dat looproutes en de inchecktafel vrij blijven.
Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór de ontvangst van gasten. Gebruik het eerste uur voor licht, meubilair en kabels en houd het laatste uur vrij voor headsetcontrole, muziektest en de briefing van vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoeveel silent discoheadsets heb ik nodig?: Reken één headset per aangemelde bezoeker en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Voor 50 gasten plan je dus 53 tot 55 headsets, afhankelijk van de beschikbaarheid van reserve-exemplaren.
Hoe lang van tevoren moet ik silentdiscoapparatuur reserveren?: Reserveer de apparatuur zodra de locatie en datum vastliggen, bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. In de laatste 24 uur controleer je of de juiste aantallen headsets, laders, zender en muziekspeler klaarstaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een silent disco op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en technische test. Trek extra tijd uit als je meerdere muziekkanalen, lichtstatieven, een bar of een aparte inchecktafel gebruikt.
Wanneer stuur ik de bezoekersinformatie voor een silent disco?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 dagen vóór het feest. Vraag dieetwensen en laatste wijzigingen eerder op, zodat je de bezoekerslijst en catering nog op tijd kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.