Silent Disco organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Silent Disco steht und fällt mit funktionierenden Headsets, einem klaren Ablauf und gut vorbereiteten Kanälen. Lege zuerst Ort, Datum, Musik und Budget fest, bevor du Technik oder Catering reservierst. Später kommen Einladungen, Anmeldungen, Sicherheitsplan und Crew-Einteilung hinzu. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Besucherliste, Einkäufe und Ladezustand der Headsets. Die Checkliste führt dich durch alle 81 Aufgaben und 58 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Musikkonzept festlegen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Silent-Disco-Ausrüstung reservieren
Catering und Getränke reservieren
Einladung gestalten
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikkanäle einteilen
2 Personen
Playlist testen
2 Personen
Besucherliste prüfen
Crew-Einteilung erstellen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Besucherinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Headsets aufladen
2 Personen
Batterien kontrollieren
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Fluchtwege freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
Bar und Buffet aufbauen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Transmitter anschließen
2 Personen
Headsets synchronisieren
3 Personen
Audiokanäle testen
3 Personen
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
Crew-Briefing geben
8 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Headsets austeilen
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Gebrauchsanweisungen geben
2 Personen
Musikprogramm starten
2 Personen
Lichtshow steuern
Tanzfläche betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Toilettenartikel auffüllen
Headsets zwischendurch überprüfen
2 Personen
Batterien ersetzen
2 Personen
Musikkanäle wechseln
2 Personen
Beleuchtung anpassen
Letzte Musikrunde ankündigen
Headsets einsammeln
4 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Headsets sortieren
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Bar abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Boden und Oberflächen reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Headsets vor der Rückgabe aufladen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 8
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
BarunterlagenAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
TischdeckeAnz. 12
Check-in-TischAnz. 2

Ausstattung

Silentdisco-HeadsetsAnz. 110
SenderAnz. 3
MusikplayerAnz. 3
Kopfhörer-LadegeräteAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 120
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
Gaffa-TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
LaptopständerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
NeonarmbänderAnz. 120
NeonaufkleberAnz. 200
KanalschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
ChampagnergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Headsets, Sender und Ladegeräte frühzeitig und plane Ersatzbatterien ein. Prüfe vor dem Termin, ob jedes Gerät lädt und alle Kanäle sauber funktionieren.
Teste die Playlists mit den vorgesehenen Musikkanälen, nicht nur einzelne Musikdateien. Beschrifte die Kanäle sichtbar, damit Gäste beim Check-in schnell den gewünschten Sound finden.
Verschicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Feier. Nenne darin Einlasszeit, Anfahrt, Rückgabe der Headsets und Hinweise zu Lautstärke oder Gehörschutz.
Plane den Check-in mit einem Tisch, einer Besucherliste und mindestens zwei eingewiesenen Helfern. Bei 50 Gästen solltest du für die Ausgabe und Rücknahme der Headsets mindestens 30 Minuten einrechnen.
Prüfe am Veranstaltungstag Stromwege, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln, bevor die Gäste eintreffen. Sichere Stolperstellen mit Gaffa-Tape oder Kabelbindern und stelle Wegweiser vom Eingang bis zum Check-in auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Silent Disco organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Budget und Musikkonzept. Reserviere die Silent-Disco-Ausrüstung und das Catering, sobald der Termin feststeht.
Wie viele Silent-Disco-Headsets brauche ich?: Plane mindestens ein Headset pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind damit etwa 53 bis 55 Headsets sinnvoll, sofern der Verleih diese Menge anbietet.
Wann sollte ich die Playlist für eine Silent Disco testen?: Sammle die Musikdateien spätestens 7 Tage vorher und teste die vollständige Playlist mindestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dabei Lautstärke, Kanalwechsel und die Verbindung zum Sender.
Wie lange vor Beginn muss die Silent-Disco-Technik bereit sein?: Hole die Ausrüstung mindestens 3 Stunden vor Einlass ab oder bringe sie dann zum Veranstaltungsort. So bleiben etwa 90 Minuten für Aufbau, Laden beziehungsweise Anschließen, Kanaltest und eine kurze Einweisung der Crew.

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