Checklist voor een showdancewedstrijd organiseren

Een showdancewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en juryleden regelen. Leg eerst het wedstrijdformat en reglement vast, zodat inschrijvingen en de startvolgorde later zonder discussie kunnen worden verwerkt. Controleer muziekbestanden op tijd en plan een technische test met laptop, reserve-laptop, mengpaneel en microfoons. Op deze pagina staat het volledige plan met 71 taken en 49 spullen, van de eerste reserveringen tot het openen van de locatie.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden vastleggen
2 personen
Muzieklevering afspreken
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Deelnemers bevestigen
Startvolgorde maken
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Programma drukken
Deelnemersinformatie versturen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Muziek op afspeellijst zetten
Prijzen inpakken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Dansvloer controleren
2 personen
Podiumachtergrond plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Juryformulieren klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Muziek per act starten
2 personen
Acts naar podium begeleiden
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finaleronde begeleiden
3 personen
Finalemuziek starten
2 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag naar deelnemers sturen
Foto's aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 140
Jurytafel
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Reserve-laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumletters
Rood tapijt
Nummerbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 50

Sportmateriaal

Antislipmattenaantal 6
Kleedkamermattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Noteer onder meer categorieën, tijdslimieten, juryscore en de manier waarop muziek moet worden aangeleverd.
Plan de muziekcontrole niet op de wedstrijddag. Controleer alle bestanden vooraf op de laptop, zet een afspeellijst klaar en neem zowel een reserve-laptop als USB-sticks mee.
Maak naast de jurytafel ook een aparte registratietafel. Zo kunnen deelnemers zich aanmelden zonder de jury, startvolgorde of muziekbediening te hinderen.
Test geluid, microfoons en verlichting vóór de eerste deelnemer arriveert. Houd verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en gaffer tape op één vaste plek bij de techniek.
Verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet en zet dranken tijdig koud. Voor een lange wedstrijddag worden waterglazen, koffie- en theeservies en voldoende serveerschalen snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een showdancewedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie, juryleden en het wedstrijdreglement. Publiceer daarna het inschrijfformulier en plan de laatste muziek- en deelnemerscontrole in de laatste week.
Wanneer moet ik de muziekbestanden van deelnemers controleren?: Controleer de muziek uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat ontbrekende of onleesbare bestanden nog kunnen worden opgevraagd. Zet de goedgekeurde bestanden daarna op een afspeellijst en bewaar een kopie op USB-sticks.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een showdancewedstrijd?: Plan minimaal 4 rollen: registratie, backstage of kledingrekken, techniek en catering. Bij meerdere categorieën of een doorlopend programma zijn extra mensen verstandig, zodat de startvolgorde en muziekbediening niet stilvallen.
Wanneer maak ik de startvolgorde en juryformulieren?: Maak de startvolgorde zodra de deelnemers definitief zijn bevestigd, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd. Bereid de juryformulieren en het programma daarna direct voor, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.