Checklist para organizar un concurso de show dance

Organizar un concurso de show dance requiere coordinar participantes, música, jurado y escenario sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist de 71 tareas y 49 elementos te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde definir el formato y reservar el lugar hasta preparar el registro y la entrega de premios. Incluye también los puntos que suelen fallar: archivos de música incompatibles, cambios en el orden de salida, necesidades dietéticas y equipos de reserva.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Definir el jurado
2 personas
Coordinar la entrega de música
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar participantes
Crear el orden de salida
2 personas
Preparar los formularios del jurado
2 personas
Imprimir el programa
Enviar información a los participantes
Comprobar los archivos de música
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Poner la música en la lista de reproducción
Empaquetar los premios
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la pista de baile
2 personas
Colocar el fondo del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las hojas de jurado

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Iniciar la música por actuación
2 personas
Acompañar a los actos al escenario
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
Anunciar a los finalistas
Guiar la ronda final
3 personas
Iniciar la música de la final
2 personas
Comprobar el resultado final
2 personas
Entregar premios
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar los resultados a los participantes
Enviar fotos a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 140
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Portátil de reserva
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos para aguacant. 160
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejascant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 8
Letras de escenario
Alfombra roja
Placas numeradascant. 30
Carteles direccionalescant. 8
Credencialescant. 50

Material deportivo

Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para vestuarioscant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el formato, el reglamento y los criterios de puntuación antes de abrir las inscripciones. Así el jurado y los participantes reciben las mismas reglas desde el principio.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para confirmar participantes, preferencias dietéticas y el orden de salida. Envía la información final varios días antes del concurso, no la noche anterior.
Comprueba cada archivo de música en el portátil principal y guarda una copia en un portátil de reserva y en memorias USB. Prueba también la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos y los altavoces antes de abrir el lugar.
Asigna zonas concretas para el registro, el jurado, el buffet y los percheros. Monta las mesas y sillas antes de la llegada del primer participante para que el acceso no bloquee la preparación técnica.
Prepara con antelación los formularios del jurado, el programa y los premios empaquetados. Enfría las bebidas y deja listos los aperitivos después de reunir vajilla, bandejas, pinzas, termos y jarras de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de show dance?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, definir el jurado, redactar el reglamento y abrir las inscripciones. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, revisar la música y cerrar el orden de salida.
¿Cuándo hay que enviar la música del concurso?: Pide los archivos al cerrar las inscripciones y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del evento. Comprueba todos los archivos 3 o 4 días antes y conserva una copia en dos memorias USB.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de show dance?: Para un concurso pequeño, calcula como mínimo 4 voluntarios: dos en el registro, uno para apoyar al escenario y otro para coordinar participantes y tiempos. Añade una persona si también gestionas un buffet o varias categorías.
¿Qué hay que preparar el día del concurso?: Llega entre 3 y 4 horas antes para abrir el lugar, montar las mesas, probar sonido e iluminación, colocar el registro y preparar el buffet. Reserva la última hora antes de abrir puertas para una prueba completa de música y micrófonos.

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