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Showdance-Wettbewerb organisieren: Checkliste für den Ablauf

Ein Showdance-Wettbewerb braucht mehr als Musik, Bühne und eine Jury. Du musst Format und Reglement früh festlegen, Anmeldungen und Musikdateien prüfen und am Veranstaltungstag Registrierung, Technik, Verpflegung und Siegerehrung koordinieren. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch 71 Aufgaben und 49 benötigte Dinge. Besonders hilfreich ist sie bei Punkten, die sonst kurz vor dem Start auffallen: fehlende Ersatztechnik, unvollständige Juryformulare oder ungeklärte Ernährungswünsche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Jurymitglieder erfassen

    2 Personen

  • Musiklieferung abstimmen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Startreihenfolge erstellen

    2 Personen

  • Juryformulare vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Musik in die Playlist aufnehmen

  • Preise verpacken

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenhintergrund aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Jurytisch aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Jurymaterial bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungsrede halten

  • Musik pro Auftritt starten

    2 Personen

  • Acts zur Bühne begleiten

    2 Personen

  • Juryformulare austeilen

  • Juryformulare einsammeln

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Juryergebnis verarbeiten

    2 Personen

  • Finalisten bekanntgeben

  • Finalrunde begleiten

    3 Personen

  • Finalmusik starten

    2 Personen

  • Endergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnis an die Teilnehmenden senden

  • Fotos an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 140
  • Jurytisch
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Laptop
  • Ersatz-Laptop
  • USB-SticksAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • WassergläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 160
  • BestecksetsAnz. 160
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • TablettsAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • Bühnenbuchstaben
  • Roter Teppich
  • NummerntafelnAnz. 30
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 50

Sportmaterial

  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • UmkleidemattenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Wettkampfformat und Reglement fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So kennen die Gruppen früh Kategorien, Regeln und Abgabefristen.
  • Plane die Musikprüfung spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. Öffne jede Datei auf dem Veranstaltungs-Laptop und speichere eine Kopie auf mindestens 2 USB-Sticks.
  • Bestätige Teilnehmende und Startreihenfolge nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke Programm und Teilnehmerinformationen mindestens 3 Tage vorher, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und LED-Spots vor dem Einlass. Halte Ersatz-Laptop, Verlängerungskabel, Batterien und Gaffer Tape griffbereit; Technikprobleme lassen sich dann schneller beheben.
  • Bereite Registrierung, Jurytisch und Buffet getrennt vor. Stelle Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn kalt und prüfe Teller, Besteck, Servierschalen sowie Ernährungswünsche vor dem Öffnen der Location.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Showdance-Wettbewerb organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Anmeldeformular und Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin veröffentlicht beziehungsweise verschickt werden.
Wann müssen die Musikdateien für den Showdance-Wettbewerb vorliegen?
Fordere die Musik spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb an und prüfe alle Dateien 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich eine Sicherung auf 2 USB-Sticks und dem Ersatz-Laptop.
Wie viele Helfer braucht ein Showdance-Wettbewerb?
Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 2 bis 3 Personen für Backstage und Gruppenwechsel sowie 1 bis 2 Personen für Buffet und Getränke ein. Für Jury, Technik und Moderation kommen jeweils eigene Verantwortliche hinzu.
Wann sollte die Location am Veranstaltungstag geöffnet werden?
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem ersten Auftritt. So bleiben etwa 90 Minuten für Aufbau und Techniktest sowie weitere 60 Minuten für Registrierung, Juryunterlagen und letzte Änderungen.

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