Checklist pour organiser un concours de danse de spectacle

Un concours de danse de spectacle demande une préparation précise, surtout pour coordonner les inscriptions, le jury, la musique et le passage des candidats. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du format à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les oublis fréquents : fichiers musicaux de secours, formulaires du jury, accueil des participants et matériel technique. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Définir les membres du jury
2 personnes
Organiser la livraison de musique
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les participants
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ajouter la musique à la playlist
Emballer les prix
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Installer le fond de scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les formulaires du jury

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Démarrer la musique pour chaque numéro
2 personnes
Accompagner les artistes vers la scène
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Annoncer les finalistes
Animer la finale
3 personnes
Lancer la musique de fin
2 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter la sono
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 140
Table du jury
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateauxqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Lettres de scène
Tapis rouge
Numéros de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 50

Matériel de sport

Tapis antidérapantsqté 6
Tapis de vestiaireqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le règlement avant de publier les inscriptions : précisez les catégories, les critères de notation, la durée des passages et les conditions de participation.
Demandez les fichiers musicaux dans un format défini et vérifiez-les au moins 7 jours avant le concours. Gardez une copie sur clé USB et un ordinateur portable de secours.
Confirmez les participants après la clôture des inscriptions, puis envoyez l’ordre de départ, les horaires et les consignes au minimum 5 jours avant l’événement.
Préparez un poste d’accueil distinct de la table du jury. Prévoyez les formulaires imprimés, les stylos, les badges ou listes nécessaires et une personne dédiée pendant toute l’arrivée.
Testez la sonorisation, les microphones, la table de mixage et les rallonges avant l’ouverture de la salle. Fixez les câbles avec du ruban gaffer afin de garder les circulations dégagées.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de danse de spectacle ?: Ouvrez-les dès que le format, le règlement et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concours. Laissez ensuite au moins 2 semaines entre la clôture des inscriptions et l’événement pour traiter les dossiers et établir l’ordre de départ.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les horaires définitifs, l’ordre de passage et les consignes au moins 5 jours avant le concours. Renvoyez les informations essentielles 24 heures avant si des changements ont été effectués.
Combien de temps avant faut-il vérifier la musique des candidats ?: Vérifiez chaque fichier musical au moins 7 jours avant l’événement, puis faites un second contrôle le jour précédent. Conservez les fichiers sur deux supports et prévoyez un ordinateur de secours pour éviter un arrêt du programme.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser le concours ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable de la musique, 1 personne pour accompagner les candidats et 1 personne en soutien logistique. Ajoutez un bénévole dès que plusieurs catégories ou une arrivée groupée sont prévues.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.