Seniorenkerstmarkt organiseren: praktische checklist

Een seniorenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet bezoekers tijdig uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen bijhouden en voldoende zit-, rolstoel- en rustplekken voorzien. Plan daarnaast de stroom, verlichting, warme dranken en de opbouw van de markt zorgvuldig. Deze checklist volgt de voorbereiding van de eerste bevestigingen tot het klaarzetten van servies, soep, glühwein en materialen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Kraamplaatsen bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Programma afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Bezoekersaantallen bijwerken
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Soep en glühwein voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Soep en glühwein opwarmen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Gebak en koek serveren
2 personen
Marktkramen bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Soep serveren
3 personen
Muziek bedienen
Zitplaatsen controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Rolstoelplaatsenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Glazenaantal 120
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Glühweinverhittersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Handlampenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlantaarnsaantal 12
Tafellampenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kraamnaambordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Soeplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afwasbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de datum, locatie en indeling uiterlijk 6 weken vooraf. Reserveer in het plan ruimte voor rolstoelplaatsen, stoelen, kapstokken en een duidelijke looproute tussen de marktkramen.
Benader kraamhouders en verstuur uitnodigingen ongeveer 5 weken vooraf. Vraag meteen naar dieetwensen en noteer aanmeldingen centraal, zodat je het bezoekersaantal wekelijks kunt bijwerken.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, met extra hulp tijdens de opbouw. Voorzie minimaal één aanspreekpunt voor kraamhouders en één persoon die bezoekers helpt met zitplaatsen en toegankelijkheid.
Controleer leveringen en apparatuur uiterlijk 3 dagen vooraf. Test koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels, glühweinverhitters, microfoons, speakers en verlengkabels voordat de markt opent.
Zet warme dranken en verse producten niet te vroeg klaar. Zet dranken koud, bereid soep en glühwein kort voor opening en leg kopjes, glazen, kommen, borden en bestek per uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seniorenkerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, marktindeling en kraamhouders. Verstuur uitnodigingen circa 5 weken vooraf en controleer de bezoekersaantallen daarna wekelijks.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een seniorenkerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke taak tijdens de opening, plus extra hulp voor opbouw en afbouw. Voor een kleine markt zijn 6 tot 8 vrijwilligers meestal een bruikbaar startpunt; stem het definitieve aantal af op het aantal kramen en bezoekers.
Wanneer moet ik de catering voor een seniorenkerstmarkt regelen?: Bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze opnieuw 3 dagen voor het evenement. Haal verse producten op de dag zelf op en bereid soep en glühwein kort voor aanvang.
Hoe maak ik een seniorenkerstmarkt toegankelijk?: Reserveer rolstoelplaatsen en houd tussen kramen en tafels een brede, obstakelvrije doorgang vrij. Controleer dit tijdens de opbouw en zet stoelen, verlichting, handlampen en kapstokken vóór opening op hun vaste plaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.