Seizoensafsluiting organiseren: checklist en planning

Een seizoensafsluiting vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum prikken en hapjes kopen. Je moet gasten, dieetwensen, optredens, muziek en reserveringen op elkaar afstemmen. Op de dag zelf komen daar de opbouw van tafels, partytenten, buffet, bar en geluidsapparatuur bij. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud vast te leggen en daarna stap voor stap de praktische uitvoering te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Muziekprogramma verspreiden
Optredens afstemmen
2 personen
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Muziekbestanden klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons en kabels testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Middagoptredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet uitserveren
4 personen
Allergenen zichtbaar aangeven
Avondoptredens begeleiden
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Laatste ronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven voorraad koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Speakerstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Programmapostersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en tijden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten gasten wanneer optredens beginnen en kun je reserveringen, muziek en opbouw op elkaar afstemmen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer ze opnieuw vóór het boodschappen doen. Reken per gerecht apart uit hoeveel porties nodig zijn, in plaats van alleen het totale aantal gasten te tellen.
Test geluid niet pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer microfoons, instrumentkabels, DI-boxen, speakers, stekkerdozen en verlengkabels tijdens de opbouw en houd reserve-aansluitingen vrij.
Plan voor buitenlocaties extra opbouwtijd voor partytenten en verlichting. Zet tafels, stoelen, kapstokken, buffet en bar eerst neer; hang daarna pas vlaggenlijnen en lichtslingers op.
Maak muziekbestanden, het muziekprogramma en optredens uiterlijk de dag ervoor definitief. Zet bestanden klaar op het apparaat dat je gebruikt en controleer vóór opening of de juiste kabels en standaards aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seizoensafsluiting organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en tijden bekend zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een seizoensafsluiting doen?: Controleer de inkooplijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan. Koop gekoelde producten zo laat mogelijk en koel dranken uiterlijk enkele uren voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een seizoensafsluiting?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytenten, buffet, bar, versiering en verlichting. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor het testen van speakers, microfoons, kabels en instrumenten.
Wanneer moet ik optredens en muziek afstemmen?: Stem optredens en het muziekprogramma uiterlijk 1 week vooraf af. Zet muziekbestanden en de definitieve volgorde de dag ervoor klaar en doe op de dag zelf nog een korte geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.