Checklist para organizar un cierre de temporada sin olvidos
Un cierre de temporada reúne invitados, actuaciones, música, comida y montaje técnico en una sola jornada. Para que todo esté listo a tiempo, conviene avanzar en orden: primero fecha, lugar y programa; después inscripciones, compras y reservas; al final, montaje y pruebas. Esta checklist incluye los puntos que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los archivos de música, los cables y la prueba de micrófonos. Úsala para repartir responsabilidades y llegar al día del evento con menos imprevistos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Distribuir el programa musical
Coordinar las actuaciones
2 personas
Revisar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar instrumentos
3 personas
Preparar los archivos de música
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Probar micrófonos y cables
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Colgar el programa a la vista
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar las actuaciones de la tarde
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet
4 personas
Indicar claramente los alérgenos
Coordinar las actuaciones de la noche
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Atender la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Refrigerar el material sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 90
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 90
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atrilescant. 12
- Cajas DIcant. 2
- Cables de instrumentoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 10
- Pósteres del programacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Bandejas térmicascant. 3
- Termoscant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Paños de cocinacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los horarios antes de enviar las invitaciones. El programa debe dejar claro cuándo empiezan las actuaciones, cuándo se sirve la comida y en qué momento se desmonta.
- Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar reservas y calcular la compra.
- Prepara con antelación todo lo relacionado con la música: programa musical, archivos, instrumentos y actuaciones. Haz una prueba completa de micrófonos, cables, altavoces y mesa de mezclas antes de que lleguen los invitados.
- El día del cierre, enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de montar el bufé y la barra. Así no tendrás que alternar tareas de cocina con la colocación de mesas, sillas y decoración.
- Reserva tiempo específico para el montaje del espacio: carpas, escenario, sonido, iluminación y decoración. Comprueba también que haya suficientes mesas, vajilla reutilizable, vasos, cubiertos y equipos de café para el número final de asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un cierre de temporada?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Deja la fecha límite de inscripción al menos 7 días antes, para poder confirmar reservas, compras y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes se monta el sonido?
- Empieza el montaje del sonido entre 2 y 3 horas antes de la apertura del lugar. Reserva al menos 30 minutos adicionales para probar micrófonos, cables, instrumentos y niveles de los altavoces.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de servirlas, según el espacio disponible en las neveras portátiles. Comprueba las reservas y la lista de compras antes de hacerlo.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene reunir materiales, preparar los archivos de música, comprobar los instrumentos y dejar lista la decoración. También puedes revisar la compra y adelantar los aperitivos que aguanten bien durante 24 horas.
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