Checklist voor een scoutingrommelmarkt organiseren

Een scoutingrommelmarkt vraagt vooral om een strakke voorbereiding van verkopers, terrein en vrijwilligers. Leg eerst de locatie, vergunningseisen en inschrijving vast; daarna volgen de kraamindeling, routes en promotie. In de laatste week controleer je materiaal, betalingen en catering. Met deze checklist houd je 58 taken en 40 spullen op volgorde bij, van de eerste reservering tot het brengen van tafels, partytenten en verkoopmateriaal naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en terrein reserveren
Vergunningseisen controleren
Verkopersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkoperslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Verkopers bevestigen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Parkeer- en looproute bepalen
2 personen
Promotieposters ophangen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Voorraad controleren
2 personen
Prijsstickers voorbereiden
2 personen
Verkopersinformatie printen
Geldkistjes voorbereiden
2 personen
Contant wisselgeld regelen
Pinapparaat testen
Verkoopmateriaal sorteren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bakken en broodjes voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Terrein schoon en veilig maken
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Kramen nummeren
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Cateringstand opbouwen
3 personen
Kassa- en informatiebalie inrichten
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers briefing geven
2 personen

Event

Deuren en kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkopers ondersteunen
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkopers laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Geld tellen en afsluiten
2 personen
Onverkochte spullen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 32
Kledingrekkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kunststof krattenaantal 30
Opbergboxenaantal 12
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Geldkistjesaantal 6
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare telefoonsaantal 3
Portofoonsaantal 4
Handtrucsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schalenaantal 12

Decoratie

Bannersaantal 6
Kraamnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open de verkopersregistratie uiterlijk 6 weken vooraf en houd één actuele verkoperslijst bij. Bevestig deelname pas nadat je de kraamindeling en beschikbare tafels hebt gecontroleerd.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een terreinplan met kraamnummers, parkeerroute en looproute. Zet informatieborden en banners op plekken waar bezoekers en verkopers direct binnenkomen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedereen vooraf een korte instructie. Wijs daarnaast minstens één persoon aan voor portofoons, telefoons en vragen op het terrein.
Test het pinapparaat en controleer de geldkistjes 1 dag vooraf. Regel contant wisselgeld per verkoopplek en leg prijsstickers, verkopersinformatie en verkoopmateriaal gesorteerd klaar.
Koel dranken de avond ervoor en bereid bakken en broodjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor. Controleer vóór vertrek of herbruikbare bekers, borden, bestek, thermoskannen, verlengkabels en stekkerdozen zijn ingeladen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een scoutingrommelmarkt organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunningseisen en verkopersregistratie. Reserveer de laatste 2 weken voor kraamindeling, promotie, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik verkopers bevestigen voor een scoutingrommelmarkt?: Bevestig verkopers zodra de inschrijving sluit en uiterlijk 2 weken voor de markt. Stuur daarna de kraamnummers, aankomstinformatie en parkeer- of looproute door.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een scoutingrommelmarkt?: Plan per gelijktijdige zone minimaal 2 vrijwilligers: één voor aanspreekpunten en één voor praktische hulp of betalingen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens opbouw, markt en afbouw op peil blijft.
Wanneer moet ik het pinapparaat en wisselgeld regelen?: Test het pinapparaat 1 dag vooraf en controleer de werking opnieuw bij de opbouw. Leg geldkistjes en contant wisselgeld uiterlijk de avond ervoor klaar, apart van de overige verkoopmaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.