La checklist pour organiser une brocante scout
Une brocante scout demande plus qu’un appel aux vendeurs et quelques tables. Il faut réserver le terrain, suivre les inscriptions, répartir les stands et préparer l’accueil des visiteurs comme celui des bénévoles. Les paiements, la monnaie, les boissons et le matériel de vente sont souvent réglés trop tard. Cette checklist de 58 tâches et 40 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’acheminement du matériel sur le site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier les exigences de permis
Ouvrir l’enregistrement des vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir la liste des vendeurs à jour
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Définir le parcours de stationnement et de circulation
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Vérifier les stocks
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer les informations pour les vendeurs
Préparer les caisses à argent
2 personnes
Prévoir de la monnaie
Tester le terminal de paiement
Trier le matériel de vente
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les plats et les petits pains
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Rendre le site propre et sûr
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Monter le stand de restauration
3 personnes
Aménager la caisse et le comptoir d’information
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes et la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Suivi
Compter et clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les articles invendus
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 32
- Portants à vêtementsqté 6
- Tables pliantesqté 4
- Caisses en plastiqueqté 30
- Boîtes de rangementqté 12
- Nappesqté 24
Équipement
- Caisses à monnaieqté 6
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Téléphones portablesqté 3
- Talkies-walkiesqté 4
- Tours de magieqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Thermosqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Saladiersqté 12
Décoration
- Bannièresqté 6
- Numéros des standsqté 24
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez les inscriptions des vendeurs assez tôt pour pouvoir relancer les dossiers incomplets et confirmer les emplacements avant de préparer les numéros de stand. Gardez une liste à jour jusqu’à la veille.
- Dessinez le parcours de stationnement et de circulation avant d’installer les tentes et les tables. Prévoyez une personne identifiable pour orienter les vendeurs lors de leur arrivée.
- Préparez les caisses à monnaie et testez le terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les téléphones utilisés par l’équipe.
- Donnez aux bénévoles des consignes écrites avec leurs horaires, leur poste et un numéro de contact. Une courte répartition par zone évite que plusieurs personnes s’occupent du même problème pendant que l’accueil reste vide.
- Refroidissez les boissons et préparez les plats et les petits pains la veille ou tôt le matin. Comptez la vaisselle réutilisable, les thermos et le matériel de service avant le départ pour éviter un aller-retour le jour de la brocante.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une brocante scout ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser les stands.
- Combien de temps garder les inscriptions des vendeurs ?
- Gardez-les ouvertes pendant 2 à 3 semaines, puis prévoyez quelques jours pour traiter les demandes incomplètes. Confirmez ensuite chaque vendeur avant de finaliser la répartition des stands.
- Quand préparer le plan des stands et de la circulation ?
- Préparez un premier plan environ 10 jours avant l’événement, quand la majorité des vendeurs est connue. Faites la version définitive 2 à 3 jours avant, après les dernières confirmations.
- Quand tester le terminal de paiement et préparer la monnaie ?
- Testez le terminal au plus tard la veille et préparez les caisses à monnaie le même jour. Prévoyez une vérification rapide le matin de l’ouverture avant l’arrivée des premiers vendeurs.
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