Zo organiseer je een schoolzwemwedstrijd

Begin niet met de hapjes, maar met het wedstrijdreglement, de zwembadreservering en het programma. Zodra duidelijk is hoeveel leerlingen meedoen en welke afstanden worden gezwommen, kun je banen, vrijwilligers, jury en toezicht indelen. Regel toestemmingsformulieren, dieetwensen en kleedkamers ruim vooraf; juist daar ontstaan op de wedstrijddag de meeste vertragingen. Werk met startlijsten, wedstrijdmappen en een vaste omroepvolgorde, zodat tijdwaarneming en uitslagen niet afhankelijk zijn van losse briefjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
2
Zwembad en wedstrijdbanen reserveren
3
Wedstrijdprogramma opstellen
3 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Inschrijvingen controleren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Ouder- en toestemmingsformulieren verwerken
2 personen
9
Startlijsten maken
2 personen
10
Teamindeling bevestigen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Juryleden bevestigen
13
Toezichtsteam bevestigen
14
EHBO-contactgegevens delen
15
Reservering kleedkamers controleren
16
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Startnummers en labels printen
2 personen
19
Medaille- en prijspakketten maken
2 personen
20
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
21
Tijdwaarnemingsformulieren kopiëren
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes portioneren
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
30
Jurytafel inrichten
3 personen
31
Prijzentafel inrichten
2 personen
32
Garderobe en kleedkamers markeren
2 personen
33
Veiligheidsborden ophangen
2 personen
34
Banen en keerpunten controleren
3 personen
35
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
36
Jurybriefing houden
3 personen
37
Deelnemers registreren
4 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Deelnemers naar kleedkamers wijzen
3 personen
40
Publiek verwelkomen
3 personen
41
Openingsbriefing geven
2 personen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Zwemseries afroepen
2 personen
44
Startsignalen geven
2 personen
45
Tijden registreren
8 personen
46
Wedstrijdverloop omroepen
47
Veiligheid rond het bad bewaken
4 personen
48
Dranken en hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Uitslagen controleren
3 personen
52
Finales aankondigen
53
Finales begeleiden
8 personen
54
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Deelnemers bedanken
57
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Wedstrijdadministratie afronden
3 personen
60
Sportmateriaal opruimen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Overgebleven catering verpakken
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Kleedkamers controleren
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Uitslagen naar deelnemers sturen
2 personen
70
Prijzen en certificaten nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Tafelkleedaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Zwemlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Keerpunttellersaantal 8
Stopwatchaantal 10
Fluitjesaantal 6
Startpistool
Teamestafettelintenaantal 8
Reservezwembrillenaantal 12
Reservebadmutsenaantal 20
Waterdichte scorebordenaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
IJscompresaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Start- en finishbannersaantal 2
Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Linten voor afzettingaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Servettenhoudersaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Droogtrekkersaantal 4
Wasknijpersaantal 40
Opbergkrattenaantal 12

Tips

Reserveer het zwembad en de wedstrijdbanen zodra de datum vaststaat. Controleer daarna ook hoeveel kleedkamers beschikbaar zijn en leg vast welke groepen wanneer omkleden.
Sluit de inschrijving minimaal 10 dagen voor de wedstrijd. Gebruik de definitieve inschrijvingen voor startlijsten, teamindeling, labels en toestemmingsformulieren; wijzigingen op de wedstrijddag zorgen snel voor dubbele starts.
Plan per baan minstens één tijdwaarnemer en bevestig juryleden en toezicht uiterlijk één week vooraf. Deel tegelijk de EHBO-contactgegevens en spreek af wie bij een incident het zwembadpersoneel inschakelt.
Maak per onderdeel een wedstrijdmap met programma, startlijst en tijdwaarnemingsformulieren. Print extra exemplaren en houd een laptop, printer, verlengsnoeren en powerbanks achter de hand voor correcties en uitval van apparatuur.
Leg de opbouw vast in tijdsblokken: reken minstens 60 minuten voor materialen, route- en veiligheidsborden, scoreborden en geluidsapparatuur. Koel dranken en portioneer hapjes pas na de laatste controle van aantallen en dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolzwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad, reglement en voorlopige programma. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd en sluit die ongeveer 10 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolzwemwedstrijd?: Reken minimaal op één tijdwaarnemer per baan, aangevuld met juryleden, een toezichtsteam, een wedstrijdcoördinator en hulp bij ontvangst en catering. Voor vier banen kom je daardoor al snel uit op ongeveer 12 tot 16 vrijwilligers.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij een schoolzwemwedstrijd?: Bevestig vooraf het toezichtsteam, deel EHBO-contactgegevens en controleer de route naar bad, kleedkamers en uitgang. Plan minstens 30 minuten voor een veiligheidsbriefing en wijs één persoon aan die tijdens de wedstrijd beslissingen coördineert.
Hoe maak je startlijsten voor een schoolzwemwedstrijd?: Verwerk eerst de gecontroleerde inschrijvingen, toestemmingsformulieren en teamindeling. Maak de startlijsten uiterlijk 5 dagen vooraf, print ze per onderdeel en leg een reserveversie klaar voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.