Schoolkamp organiseren: checklist en planning

Een schoolkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en tenten regelen. Je moet tegelijk denken aan vervoer, toestemming, medische informatie, groepsindeling, maaltijden en materiaal voor meerdere dagen. Begin met datum, locatie en vervoer en werk daarna toe naar een gecontroleerde vertrekdag. Deze checklist helpt je de 70 voorbereidingsstappen en 51 benodigdheden op tijd af te vinken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
Kampeerplaatsen reserveren
Vervoer reserveren
Programma en route uitwerken
3 personen
Begroting en betaalafspraken maken
2 personen
Ouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische gegevens controleren
2 personen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Noodcontacten bundelen
2 personen
Groepen en tentindeling maken
3 personen
Activiteiten en spellen inkopen
2 personen
Maaltijden en menu plannen
3 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Tentmateriaal controleren
2 personen
Kookmateriaal controleren
2 personen
EHBO-set aanvullen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen koelen en verdelen
3 personen
Materialen labelen
3 personen
Bagage en materiaal laden
4 personen
Vertrekinformatie versturen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage inladen
4 personen
Heenreis begeleiden
5 personen
Terrein en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
Tenten opzetten
10 personen
Bagage over de tenten verdelen
4 personen
Welkomstdrankjes klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Avondtoilet en tandenpoetsen begeleiden
3 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Terreinronde uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Tafels en keuken schoonmaken
4 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Wandelroute begeleiden
5 personen
Middagspel begeleiden
5 personen
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Warme maaltijd voorbereiden
5 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Tenten en terrein controleren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Tenten afbreken
8 personen
Terrein afvalvrij maken
6 personen
Bagage en materiaal laden
5 personen
Vertrekcontrole uitvoeren
3 personen
Terugreis begeleiden
5 personen
Leerlingen aan ouders overdragen
3 personen

Nazorg

Materiaal uitladen
4 personen
Tentmateriaal laten drogen
3 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
Koelboxen en bakken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en weggooien
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
Declaraties en facturen verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknicktafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Kamperen

Tenten voor 4 personenaantal 10
Slaapmattenaantal 35
Slaapzakkenaantal 35
Kussensaantal 35
Grondzeilenaantal 10
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 20
Rubberen hamersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterjerrycansaantal 6

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 3
Zaklampenaantal 10
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Kompasaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 12

Administratie

Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Waterdichte documentenhoezenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de groeps- en tentindeling uiterlijk één week voor vertrek vast. Controleer daarbij of elke tent voor 4 personen geschikt is en noteer wie welk materiaal meeneemt.
Verzamel dieetwensen, medische gegevens, toestemmingsformulieren en noodcontacten niet in losse berichten. Maak uiterlijk 7 dagen vooraf één gecontroleerd overzicht voor de begeleiders.
Plan maaltijden op basis van het aantal deelnemers en controleer kookmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Denk naast gasbranders en gasflessen ook aan koelboxen, waterjerrycans, kookpannen en herbruikbaar servies.
Verstuur vertrekinformatie minimaal 48 uur vooraf met vertrektijd, route, bagageafspraken en contactgegevens. Registreer bij vertrek de aanwezigheid voordat bagage en materiaal worden geladen.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en pas het programma of de paklijst aan. Test zaklampen, powerbanks, verlenghaspels en lichtslingers en vul de EHBO-set vóór het laden aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolkamp organiseren?: Leg datum, locatie, kampeerplaatsen en vervoer bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 8 weken voor vertrek met aanmeldingen, toestemming en medische gegevens.
Wat moet ik een week voor het schoolkamp controleren?: Controleer dan de groeps- en tentindeling, dieetwensen, noodcontacten, toestemmingsformulieren, het programma en de boodschappen. Loop ook al het tent-, kook- en EHBO-materiaal na.
Hoeveel tenten heb ik nodig voor een schoolkamp?: Deel het aantal deelnemers door 4 en rond naar boven af voor tenten voor 4 personen. Reserveer daarnaast ruimte voor begeleiders en houd rekening met een eventuele reservetent.
Wanneer stuur ik de informatie over het vertrek?: Stuur de vertrekinformatie minimaal 48 uur voor vertrek. Vermeld de vertrektijd, verzamelplaats, route, bagageafspraken, benodigde spullen en een telefoonnummer voor noodgevallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.