Zo organiseer je een schoolkamp zonder last-minute chaos

Begin een schoolkamp niet met activiteiten, maar met datum, locatie, vervoer en budget. Daarna verzamel je vóór het programma de informatie die het meeste risico geeft: aanmeldingen, dieetwensen, medische gegevens, toestemmingen en noodcontacten. Werk vervolgens de groepen, tentindeling, route en maaltijden uit. In de laatste week draait alles om controleren, inkopen, labelen en laden. Zo voorkom je dat je op vertrekdag nog slaapmateriaal, formulieren of gekoelde boodschappen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Kampeerplaatsen reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Programma en route uitwerken
3 personen
5
Begroting en betaalafspraken maken
2 personen
6
Ouders uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Medische gegevens controleren
2 personen
10
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
11
Noodcontacten bundelen
2 personen
12
Groepen en tentindeling maken
3 personen
13
Activiteiten en spellen inkopen
2 personen
14
Maaltijden en menu plannen
3 personen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Tentmateriaal controleren
2 personen
17
Kookmateriaal controleren
2 personen
18
EHBO-set aanvullen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Boodschappen koelen en verdelen
3 personen
22
Materialen labelen
3 personen
23
Bagage en materiaal laden
4 personen
24
Vertrekinformatie versturen

Event

25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Bagage inladen
4 personen
27
Heenreis begeleiden
5 personen
28
Terrein en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
29
Tenten opzetten
10 personen
30
Bagage over de tenten verdelen
4 personen
31
Welkomstdrankjes klaarzetten
2 personen
32
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondspel begeleiden
5 personen
36
Avondtoilet en tandenpoetsen begeleiden
3 personen
37
Nachtwacht indelen
2 personen
38
Terreinronde uitvoeren
2 personen
39
Ontbijt voorbereiden
4 personen
40
Ontbijt serveren
4 personen
41
Tafels en keuken schoonmaken
4 personen
42
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
43
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
44
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
45
Wandelroute begeleiden
5 personen
46
Middagspel begeleiden
5 personen
47
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Warme maaltijd voorbereiden
5 personen
50
Warme maaltijd serveren
5 personen
51
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
52
Avondsnacks uitdelen
2 personen
53
Tenten en terrein controleren
2 personen
54
Ontbijt voorbereiden
4 personen
55
Ontbijt serveren
4 personen
56
Tenten afbreken
8 personen
57
Terrein afvalvrij maken
6 personen
58
Bagage en materiaal laden
5 personen
59
Vertrekcontrole uitvoeren
3 personen
60
Terugreis begeleiden
5 personen
61
Leerlingen aan ouders overdragen
3 personen

Nazorg

62
Materiaal uitladen
4 personen
63
Tentmateriaal laten drogen
3 personen
64
Servies en kookmateriaal afwassen
4 personen
65
Koelboxen en bakken schoonmaken
2 personen
66
Afval verzamelen en weggooien
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
69
Declaraties en facturen verwerken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknicktafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Kamperen

Tenten voor 4 personenaantal 10
Slaapmattenaantal 35
Slaapzakkenaantal 35
Kussensaantal 35
Grondzeilenaantal 10
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 20
Rubberen hamersaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterjerrycansaantal 6

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 3
Zaklampenaantal 10
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Kompasaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 12

Administratie

Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Waterdichte documentenhoezenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, kampeerplaatsen en vervoer eerst vast; reserveer die bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor vertrek. Zonder die drie gegevens kun je programma, route en begroting niet betrouwbaar uitwerken.
Stuur ouders één duidelijke informatiebrief met uiterste aanmelddatum en vraag dieetwensen, medische gegevens, toestemming en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor het kamp terug. Maak daarna één overzicht in plaats van losse berichten en formulieren.
Maak de tentindeling op basis van groepen van 4 personen en tel per leerling een slaapmat, slaapzak en kussen. Controleer daarnaast grondzeilen, haringen en scheerlijnen gezamenlijk; juist klein tentmateriaal raakt vaak zoek of blijkt beschadigd.
Plan maaltijden per eetmoment en koel bederfelijke boodschappen direct na aankoop. Reken per maaltijd ook op water, kookcapaciteit en afwas: waterjerrycans, gasbranders, gasflessen, grote kookpannen en herbruikbaar servies moeten bij elkaar beschikbaar zijn.
Stuur de vertrekinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf en registreer aanwezigheid bij vertrek. Laad materiaal per categorie en label bakken, tentmateriaal en boodschappen, zodat je bij aankomst niet eerst alles hoeft uit te pakken om één onderdeel te vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en vervoer. Plan de ouderinformatie en aanmeldingen daarna zo dat medische gegevens, dieetwensen en toestemmingsformulieren uiterlijk 2 weken voor vertrek binnen zijn.
Wat moet je regelen voor een schoolkamp met tenten?: Controleer per tent de slaapplaatsen en tel voor iedere leerling een slaapmat, slaapzak en kussen. Neem ook grondzeilen, haringen, scheerlijnen en een rubberen hamer mee; doe de materiaalcontrole uiterlijk 1 week voor vertrek.
Hoe plan je eten voor een schoolkamp?: Maak per dag een menu en koppel daar boodschappen, koelboxen, waterjerrycans en kookmateriaal aan. Doe de laatste boodschappen 1 dag voor vertrek, koel bederfelijke producten direct en verdeel ze per maaltijd.
Wanneer stuur je ouders de informatie over het schoolkamp?: Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en vervoer vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de definitieve vertrekinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek met tijd, verzamelplek, bagageafspraken en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.