Zo organiseer je een veilige schoolfietstocht
Begin met de route en werk daarna terug vanaf de fietsdag. Controleer het parcours op oversteekpunten, leg een alternatieve route vast en regel start- en finishlocatie, vergunningen en verzekering. Open vervolgens de inschrijving, verzamel toestemmingsbrieven, noodcontacten en dieetwensen en deel deelnemers in vaste groepen in. Pas daarna plan je de fietscontrole, materialen, begeleiding en communicatie over verkeersregels, vertrektijden en het weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Routevoorstel maken
2 personen
- 2
Route op veiligheid controleren
2 personen
- 3
Alternatieve route vastleggen
2 personen
- 4
Start- en finishlocatie reserveren
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Verzekeringsdekking controleren
- 7
Toestemmingsbrief opstellen
2 personen
- 8
Inschrijfformulier maken
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Inschrijvingen openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Noodcontacten verzamelen
2 personen
- 14
Deelnemerslijsten maken
2 personen
- 15
Groepsindeling maken
2 personen
- 16
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
- 17
Verkeersregels communiceren
- 18
Vertrektijden communiceren
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Weerbericht aan deelnemers sturen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Fietsenmaker afspreken
- 23
Fietsen op technische staat controleren
4 personen
- 24
Fietsnummers voorbereiden
2 personen
- 25
Polsbandjes sorteren
- 26
Routekaarten afdrukken
2 personen
- 27
Noodnummers afdrukken
- 28
Borden en pijlen voorbereiden
2 personen
- 29
Catering gekoeld opslaan
2 personen
- 30
Apparatuur en materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 31
Startterrein afzetten
4 personen
- 32
Tafels opstellen
3 personen
- 33
Partytenten opbouwen
4 personen
- 34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 35
Fietsenstalling markeren
2 personen
- 36
Routeborden plaatsen
4 personen
- 37
Controleposten inrichten
4 personen
- 38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 39
Koffie en thee bereiden
2 personen
- 40
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
- 41
EHBO-materiaal controleren
2 personen
- 42
Begeleiders instrueren
3 personen
- 43
Deelnemers aanmelden
5 personen
- 44
Fietsnummers uitdelen
3 personen
- 45
Helmen controleren
3 personen
- 46
Fietsverlichting controleren
3 personen
- 47
Startinstructies geven
3 personen
- 48
Groepen laten vertrekken
6 personen
- 49
Verkeerspunten bemannen
8 personen
- 50
Routegroepen begeleiden
10 personen
- 51
Waterpunten bevoorraden
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Pechgevallen registreren
2 personen
- 55
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
- 56
EHBO verlenen
2 personen
- 57
Achterblijvers opvangen
2 personen
- 58
Finishende groepen registreren
4 personen
- 59
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
- 60
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
- 61
Deelnemers naar huis begeleiden
6 personen
- 62
Routeborden ophalen
4 personen
- 63
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Nazorg
- 64
Tafels en tenten afbreken
4 personen
- 65
Fietsstalling opruimen
2 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 71
Verloren voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Biertafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Inschrijfbaliesaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Fietsnummersaantal 130
- Polsbandjesaantal 130
- Routekaartenaantal 130
- Verkeerspionnenaantal 30
- Routepijlenaantal 40
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 25
- Fietspompenaantal 6
- Fietsreparatiesetsaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietspleistersaantal 10
- Fietsslotenaantal 10
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Thermometeraantal 2
- Medaillelintenaantal 130
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Keuken
- Waterkannenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Servies
- Bordenaantal 150
- Mokkenaantal 100
- Drinkglazenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 8
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole minimaal vier weken vooraf. Test niet alleen de hoofdroute, maar noteer ook waar verkeerspionnen, routepijlen of afzetlint nodig zijn en leg een alternatief vast voor wegwerkzaamheden of onveilige oversteekplaatsen.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 10 dagen voor vertrek. Dan heb je tijd om aanmeldingen, toestemmingsbrieven en noodcontacten te controleren, deelnemerslijsten te maken en begeleiders aan groepen te koppelen.
- Maak groepen op basis van fietstempo en begeleiding, niet alleen op klas. Houd per groep een deelnemerslijst bij en geef elk kind een fietsnummers en polsbandje, zodat bij de start en finish snel duidelijk is wie aanwezig is.
- Plan de technische fietscontrole in de laatste week. Controleer banden, remmen, verlichting en ketting; leg fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en een fietsenmaker klaar voor problemen die pas op de ochtend zelf ontstaan.
- Stuur verkeersregels, vertrektijden en het weerbericht uiterlijk de avond ervoor. Leg portofoons of opgeladen mobiele telefoons met powerbanks bij de groepsbegeleiders en spreek af wie bij pech, een valpartij of een zoekgeraakte deelnemer contact opneemt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolfietstocht organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met route, locatie, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving uiterlijk vier weken voor vertrek en sluit die ongeveer 10 dagen van tevoren.
- Hoe deel je leerlingen in tijdens een schoolfietstocht?
- Werk met vaste groepen die passen bij het fietstempo en het aantal begeleiders. Maak de groepsindeling uiterlijk één week vooraf en geef iedere begeleider een actuele deelnemerslijst en contactgegevens.
- Wanneer controleer je de fietsen voor een schoolfietstocht?
- Plan de gezamenlijke fietscontrole in de laatste week en laat deelnemers hun fiets uiterlijk de dag ervoor nakijken. Houd op de vertrekdag een pomp, reparatieset en reservebinnenbanden beschikbaar.
- Wat stuur je deelnemers vóór een schoolfietstocht?
- Stuur uiterlijk de avond ervoor de vertrektijd, verkeersregels, route-informatie en het weerbericht. Vermeld ook wat deelnemers bij regen of een aangepaste route moeten doen en wie het noodcontact is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!