Eine Schulfahrradtour sicher und planbar organisieren

Bei einer Schulfahrradtour entscheidet nicht der Starttag über den Erfolg, sondern die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge. Beginne mit einer geprüften Route und kläre anschließend Genehmigungen, Versicherung und Einverständniserklärungen. Erst danach öffnest du die Anmeldung und teilst Teilnehmende, Betreuende und Notfallkontakte verbindlich ein. Plane außerdem Zeit für Fahrradchecks, eine Ausweichroute und die Wetterkommunikation ein – diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Routenvorschlag erstellen
2 Personen
2
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
3
Alternative Route festlegen
2 Personen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherungsschutz prüfen
7
Einverständniserklärung ausstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
14
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
15
Gruppen einteilen
2 Personen
16
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
17
Verkehrsregeln kommunizieren
18
Abfahrtszeiten kommunizieren
19
Wettervorhersage prüfen
20
Wetterbericht an die Teilnehmer senden
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Fahrradmechaniker vereinbaren
23
Fahrräder technisch prüfen
4 Personen
24
Fahrradnummern vorbereiten
2 Personen
25
Armbänder sortieren
26
Routenpläne drucken
2 Personen
27
Notrufnummern ausdrucken
28
Schilder und Pfeile vorbereiten
2 Personen
29
Catering gekühlt lagern
2 Personen
30
Ausrüstung und Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

31
Startgelände absperren
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
35
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
36
Wegweiser aufstellen
4 Personen
37
Kontrollpunkte einrichten
4 Personen
38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Essens- und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
41
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
42
Betreuer einweisen
3 Personen
43
Teilnehmer anmelden
5 Personen
44
Fahrradnummern verteilen
3 Personen
45
Helme kontrollieren
3 Personen
46
Fahrradbeleuchtung prüfen
3 Personen
47
Startanweisungen geben
3 Personen
48
Gruppen verabschieden
6 Personen
49
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
50
Routegruppen begleiten
10 Personen
51
Wasserstellen versorgen
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Pannen erfassen
2 Personen
55
Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
56
Erste Hilfe leisten
2 Personen
57
Verbliebene betreuen
2 Personen
58
Zieleinläufer-Gruppen registrieren
4 Personen
59
Medaille oder Andenken ausgeben
3 Personen
60
Abendessen servieren
5 Personen
61
Teilnehmer nach Hause begleiten
6 Personen
62
Wegweiser abholen
4 Personen
63
Materialien ins Lager bringen
4 Personen

Nachbereitung

64
Tische und Zelte abbauen
4 Personen
65
Fahrradabstellplatz aufräumen
2 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 40
AnmeldeschalterAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

FahrradnummernAnz. 130
ArmbänderAnz. 130
RoutenpläneAnz. 130
VerkehrshütchenAnz. 30
WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
WarnwestenAnz. 25
FahrradpumpenAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradpflasterAnz. 10
FahrradschlösserAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 10
ThermometerAnz. 2
MedaillenbänderAnz. 130

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6

Küche

WasserkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Geschirr

TellerAnz. 150
TassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierzangenAnz. 8

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst die Haupt- und eine Alternativroute fest und prüfe beide auf Verkehr, Baustellen, Steigungen und sichere Sammelpunkte. Reserviere Start- und Zielort erst, wenn die Streckenführung feststeht.
Schließe Anmeldungen nicht nur mit Namen ab: Erfasse Notfallkontakte und Ernährungswünsche und erstelle daraus spätestens einige Tage vor der Tour aktuelle Teilnehmerlisten.
Teile die Kinder in überschaubare Gruppen ein und ordne jeder Gruppe feste Betreuende zu. Kommuniziere Verkehrsregeln und Abfahrtszeiten schriftlich, damit am Start keine Gruppe auf mündliche Einzelinfos angewiesen ist.
Plane den Fahrradcheck vor dem Veranstaltungstag ein und vereinbare bei Bedarf einen Fahrradmechaniker. Pumpen, Reparatursets und Ersatzschläuche helfen nur, wenn sie unterwegs erreichbar und einer verantwortlichen Person zugeordnet sind.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Morgen der Tour. Sende die Entscheidung und wichtige Änderungen rechtzeitig an alle Teilnehmenden; Funkgeräte, Mobiltelefone und Powerbanks sollten vorher geladen und verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulfahrradtour organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen und Versicherungsschutz. Die Anmeldung, Notfallkontakte und Gruppeneinteilung sollten spätestens 2 Wochen vor der Tour abgeschlossen sein.
Wie viele Betreuer braucht eine Schulfahrradtour?: Das hängt von Alter, Gruppengröße und Route ab; plane jedoch für jede Gruppe mindestens eine fest zugeordnete Aufsichtsperson ein. Teile die Gruppen spätestens 7 Tage vorher ein, damit alle Betreuenden ihre Strecke und Aufgaben kennen.
Wann sollte man die Fahrräder der Kinder prüfen?: Führe den technischen Fahrradcheck idealerweise 3 bis 7 Tage vor der Tour durch. So bleibt Zeit, Bremsen, Beleuchtung, Reifen und notwendige Reparaturen noch vor dem Start zu erledigen.
Was macht man bei schlechtem Wetter am Tag der Schulfahrradtour?: Lege die Ausweichroute oder eine Absageentscheidung spätestens am Morgen fest und kommuniziere sie sofort. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich am Vortag, damit Familien genug Zeit für die Planung haben.

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