Schoolfeest organiseren: checklist en planning

Een schoolfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, muziek en versiering. Je moet lokalen reserveren, toezicht en veiligheid regelen, aanmeldingen bijhouden en het programma uitvoerbaar maken. Begin met locatie, vergunningen en veiligheidsplan; werk daarna via uitnodigingen en inschrijvingen naar catering, techniek en materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Schoollocatie reserveren
Benodigde lokalen reserveren
Vergunningen controleren
Muziekrechten controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
Toezichthouders werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitief bezoekersaantal bepalen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Apparatuur reserveren
Spelmaterialen reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Plattegrond maken
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Lichtapparatuur testen
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Zaal vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankenpunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Licht aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Spelstations begeleiden
8 personen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Eten serveren
5 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Fotowand begeleiden
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Spelmaterialen verzamelen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Vloeren vegen
3 personen
Vloeren dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 240
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Karaffenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 4
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Fotowanddoek
Fotopropsaantal 30
Naamkaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleyballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Ringwerpsetsaantal 4
Zakloopzakkenaantal 12
Medaillesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór het openen van de aanmeldingen vast hoeveel lokalen beschikbaar zijn en hoeveel bezoekers per ruimte passen. Maak daarna een plattegrond met looproutes, garderobe, buffet en afzetpalen.
Controleer uiterlijk enkele weken vooraf of muziek- en andere vergunningen nodig zijn. Neem ook ontruimingsroutes mee in het veiligheidsplan en wijs per ruimte een toezichthouder aan.
Stuur na de inschrijving een herinnering en sluit de registratie op een vaste datum. Gebruik het definitieve bezoekersaantal voor de catering en verzamel dieetwensen voordat je bestelt.
Plan techniek niet alleen op het programma, maar ook op de ruimte: test speakers, mengpaneel, laptops en draadloze microfoons vooraf. Leg microfoonstatieven, kabels en een reserveoplossing klaar.
Koel dranken pas op een gepland moment, zodat ze bij aanvang koud zijn. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels bij het buffet klaar en plan na afloop tijd voor afwas en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, schoollocatie en lokalen. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna, zodat je minstens 2 weken voor het feest het definitieve bezoekersaantal hebt.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolfeest?: Dat hangt af van de leeftijd, groepsgrootte en schoolregels. Deel toezichthouders vooraf per lokaal en zone in en zorg dat elke vrijwilliger uiterlijk 30 minuten vóór de start bij de briefing aanwezig is.
Wanneer bestel je eten en drinken voor een schoolfeest?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen sluiten en het definitieve bezoekersaantal bekend is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer dieetwensen vóór je de bestelling doorgeeft.
Wat moet je op de dag van een schoolfeest testen?: Test minimaal 2 uur voor de start de speakers, het mengpaneel, de laptops en de draadloze microfoons. Controleer tegelijk de ontruimingsroutes, garderoberekken, buffetopstelling en voorraad bekers en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.