Checklist pour organiser une fête de l’école

Une fête de l’école demande plusieurs mois de préparation, même lorsque l’événement ne dure qu’une journée. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces disponibles, puis avancez vers les autorisations, la sécurité et les inscriptions. Le nombre définitif de visiteurs conditionne les repas, les boissons, les tables, les chaises et l’organisation des activités. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les réglages de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le site de l’école
Réserver les salles nécessaires
Vérifier les autorisations
Vérifier les droits musicaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
Recruter des encadrants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Déterminer le nombre définitif de visiteurs
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Réserver l’équipement
Réserver le matériel de jeu
Établir le programme musical
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer le plan
Préparer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Libérer la salle
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer les points de boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les postes de jeu
8 personnes
Encadrer les matchs
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Servir les repas
5 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Accompagner le mur photo
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer l’activité danse
2 personnes
Annoncer le départ
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Balayer les sols
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 16
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Carafesqté 12
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Nappesqté 20
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 30
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Ballons de volleyqté 4
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Balles souplesqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 4
Sacs de course en sacqté 12
Médaillesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 12 à 16 semaines avant la fête avec la date, le programme, la réservation de l’école et les autorisations. Vérifiez aussi les droits musicaux avant de diffuser de la musique ou de réserver une sonorisation.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Utilisez le nombre final de visiteurs pour commander le traiteur, prévoir les besoins alimentaires et organiser les quantités de vaisselle et de boissons.
Préparez le plan de sécurité au moins 3 semaines à l’avance. Repérez les issues d’évacuation, placez le balisage nécessaire et prévoyez un briefing clair pour chaque encadrant bénévole.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de compter sur les mêmes personnes toute la journée. Confirmez les responsables de l’accueil, du buffet, des matchs, de la musique et du rangement une semaine avant.
Faites les courses et récupérez le matériel 1 à 2 jours avant la fête. Refroidissez les boissons la veille et testez les haut-parleurs, microphones et autres équipements avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de l’école ?: Commencez idéalement 12 à 16 semaines avant la date prévue. Les réservations, autorisations, inscriptions et besoins en bénévoles prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Envoyez un rappel 7 jours avant cette échéance.
Quand commander le repas pour une fête de l’école ?: Déterminez le nombre définitif de visiteurs 10 à 12 jours avant la fête, puis passez la commande traiteur immédiatement. Gardez une petite marge uniquement si le prestataire la recommande.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de l’école ?: Vérifiez les espaces, les issues d’évacuation, les tables, les chaises, le matériel de jeu et la sonorisation. Refroidissez les boissons, préparez le briefing des bénévoles et regroupez les fournitures par zone avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.