Checklist para organizar una fiesta escolar sin olvidos

Organizar una fiesta escolar requiere coordinar el recinto, las aulas, los permisos y a las personas que estarán de guardia. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerrados la seguridad y los voluntarios antes de abrir las inscripciones. Después podrás calcular visitantes, comida, bebidas y materiales con datos reales. Esta checklist reúne 84 tareas y 70 artículos para avanzar desde la planificación inicial hasta el montaje y el servicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto escolar
Reservar las aulas necesarias
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar rutas de evacuación
2 personas
Reclutar supervisores
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Determinar el número final de visitantes
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Reservar equipo
Reservar materiales de juego
Preparar el programa musical
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Hacer el plano
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar el material de juegos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Despejar la sala
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar los puntos de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el photocall
2 personas
Preparar las estaciones de juego
4 personas
Preparar el material de competición
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Guiar las estaciones de juego
8 personas
Supervisar las competiciones
4 personas
Proporcionar la música
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
4 personas
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
Servir la comida
5 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Coordinar el photowall
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Guiar la actividad de baile
2 personas
Anunciar la despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Reunir los materiales del juego
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Barrer los suelos
3 personas
Fregar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 16
Sillascant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 240
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 6
Jarrascant. 12
Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 8
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Globoscant. 300
Bomba de globoscant. 4
Guirnaldascant. 20
Mantelescant. 20
Lienzo para fondo fotográfico
Accesorios para fotoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 200
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Pizarrascant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Balones de voleibolcant. 4
Conoscant. 30
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Pelotas blandascant. 12
Sets de lanzamiento de aroscant. 4
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Medallascant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, las aulas y los permisos antes de enviar las invitaciones. Comprueba también los derechos de música y las rutas de evacuación; son gestiones que suelen descubrirse demasiado tarde.
Abre las inscripciones solo cuando el programa y las normas de seguridad estén definidos. Recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario y envía un recordatorio antes de cerrar el número final de visitantes.
Asigna voluntarios por función y prepara una sesión informativa breve antes del evento. Además de supervisores, necesitarás personas para las entradas, el buffet, los juegos, el sonido y el cierre.
Haz el plano antes de colocar mesas, sillas, percheros y postes separadores. Reserva pasillos despejados y deja previstas las aulas necesarias para actividades, almacenamiento o atención a los niños.
Haz el pedido de catering y la compra después de determinar la cifra final de visitantes. Enfría las bebidas con antelación y revisa que haya vajilla reutilizable, bandejas, termos, jarras y equipo de sonido suficiente para el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta escolar?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y comprobar permisos y derechos de música. Deja las últimas 2 semanas para inscripciones, voluntarios, compras y ajustes del programa.
¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes?: Ciérralo entre 7 y 10 días antes de la fiesta. Así tendrás tiempo para hacer el pedido de catering, ajustar las bebidas y confirmar mesas, sillas y material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una fiesta escolar?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 15-20 niños, además de responsables separados para la entrada, el buffet, la música y el cierre. Confirma sus turnos y funciones durante una reunión de 30 minutos.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y la comida?: Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas varias horas antes de la apertura. El montaje del buffet y la comprobación de bandejas, pinzas, termos y vajilla deben hacerse el mismo día, antes de recibir a los visitantes.

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