Schulfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulfest braucht mehr als ein Programm und ein Buffet. Räume, Genehmigungen, Aufsicht und Fluchtwege müssen früh geklärt werden, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplanung, Catering und die technische Ausstattung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Schulstandort reservieren
Benötigte Räume reservieren
Genehmigungen prüfen
Musikrechte prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Evakuierungswege kontrollieren
2 Personen
Aufsichtspersonen anwerben
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Endgültige Besucherzahl festlegen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Ausrüstung reservieren
Spielmaterialien reservieren
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Lichtanlage testen
2 Personen
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
Saal freiräumen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Getränkestationen einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
Wettkampfmaterialien bereitlegen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm ankündigen
Spielstationen betreuen
8 Personen
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
4 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Essen servieren
5 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Fotowand betreuen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Tanzaktivität betreuen
2 Personen
Abschied ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Spielmaterialien sammeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Böden fegen
3 Personen
Böden wischen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 16
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 240
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaraffenAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 4
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
Fotowand-Stoff
FotopropsAnz. 30
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
VolleyballsAnz. 4
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
SoftbälleAnz. 12
RingwurfsätzeAnz. 4
SackhüpfsäckeAnz. 12
MedaillenAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Schulstandort und benötigte Räume möglichst mehrere Monate vorher. Kläre dabei auch, welche Räume für Buffet, Garderobe, Spiele und Technik tatsächlich genutzt werden dürfen.
Prüfe Genehmigungen, Musikrechte und Sicherheitsvorgaben spätestens 8 Wochen vor dem Schulfest. Kontrolliere zusätzlich alle Evakuierungswege und halte den Sicherheitsplan für Helfer und Aufsichtspersonen bereit.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, etwa 3 Wochen vor dem Fest. Erfasse dabei nicht nur die Teilnehmerzahl, sondern auch Ernährungswünsche und besondere Betreuungsbedarfe.
Lege die endgültige Besucherzahl 7 bis 10 Tage vorher fest und gib erst dann die Cateringbestellung auf. Plane Getränke nicht nur für die Mahlzeit: Für die erste Stunde rechnest du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person.
Bereite das Volunteer-Briefing und den Lageplan spätestens am Vortag vor. Zeige darin Einsatzzeiten, Zuständigkeiten, Erste-Hilfe-Punkt, Fluchtwege sowie den Standort von Lautsprechern, Funkmikrofonen und Spielmaterialien.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schulfest organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Monate vorher mit Datum, Programm, Schulstandort und Räumen. Genehmigungen, Musikrechte und Sicherheitsplanung sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann soll die Anmeldung für ein Schulfest enden?: Beende die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Fest, damit du Rückfragen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst. Die endgültige Besucherzahl solltest du 7 bis 10 Tage vorher festlegen.
Wie viele Helfer braucht ein Schulfest?: Plane die Aufsicht und freiwilligen Helfer nach Räumen, Programmpunkten und erwarteter Besucherzahl. Teile die Einsätze in Schichten von etwa 2 Stunden ein, damit nicht alle Helfer während des gesamten Festes gebunden sind.
Wie viel Getränke braucht man für ein Schulfest?: Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; bei einem mehrstündigen Fest kommt danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde hinzu. Halte zusätzlich Kühlboxen, Karaffen und Thermoskannen für unterschiedliche Getränke bereit.

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