Schoolbarbecue organiseren: checklist en planning

Een schoolbarbecue vraagt vooral om een strakke planning van aanmeldingen, eten, materiaal en de opbouw op locatie. Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen uitgaan en bepaal daarna pas hoeveel vegetarische porties je nodig hebt. Controleer het weer, regel partytenten en houd eten en dranken gekoeld tot het moment van serveren. Met deze checklist werk je stap voor stap van reserveringen en boodschappen naar een veilige barbecue en een overzichtelijke buffetopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Aantal vegetarische porties bepalen
Reserveringen maken
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Barbecue controleren
2 personen
Eten gekoeld bewaren
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en bijgerechten klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Handwaspunt klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Barbecue laten afkoelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Kwastenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Bewaarbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpompenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Sponsjesaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue en controleer daarna het totaal, de dieetwensen en het aantal vegetarische porties. Zo koop je niet op het laatste moment extra eten of servies.
Plan boodschappen en voorbereiding niet op dezelfde dag als de opbouw. Marineer vlees, was en snijd groenten en maak salades bij voorkeur de dag ervoor; bewaar alles gekoeld in bewaarbakken of aluminium schalen.
Controleer de barbecue en koelboxen minimaal 2 dagen vooraf. Vul de koelboxen op de dag zelf met koelelementen en zet dranken apart van rauw vlees en bereide salades.
Zet tafels, stoelen, buffettafels en drankentafels eerst neer en bouw daarna de barbecue op. Houd minstens één tafel vrij voor schoon herbruikbaar servies, bestek en opscheplepels.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Partytenten, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen worden vaak vergeten wanneer de opbouw pas op locatie begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een schoolbarbecue organiseren?: Leg datum, locatie en reserveringen minimaal 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen vervolgens minstens 3 weken voor de barbecue, zodat je de aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een schoolbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, salades en andere gekoelde producten bij voorkeur de dag ervoor. Controleer de boodschappenlijst nog één keer nadat de aanmeldingen zijn gesloten.
Hoeveel vegetarische porties heb ik nodig voor een schoolbarbecue?: Bepaal het aantal vegetarische porties op basis van de bevestigde dieetwensen, niet op basis van een schatting. Tel daarnaast 5 tot 10 procent extra vegetarische porties voor late wijzigingen of onverwachte gasten.
Wanneer moet ik de barbecue en partytenten opbouwen?: Begin de opbouw ongeveer 2 uur voor aanvang. Zet tafels, stoelen, partytenten en verlichting eerst klaar; plaats de barbecue daarna op een stabiele plek en controleer vóór het gebruik de materialen en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.