Schulgrillfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulgrillfest wird übersichtlich, wenn du die Vorbereitung nach Zeitabschnitten planst. Zuerst klärst du Datum, Ort und Anmeldungen, danach Essenswünsche, Reservierungen und Einkauf. In den letzten Tagen geht es um Kühlung, Marinieren und vorbereitete Beilagen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen festen Aufbauplan für Zelte, Tische, Grill, Buffet und Beleuchtung. Die Checkliste enthält 52 Aufgaben und 39 benötigte Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen prüfen
2 Personen
Anzahl der vegetarischen Portionen festlegen
Reservierungen vornehmen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Grill überprüfen
2 Personen
Essen gekühlt aufbewahren
2 Personen
Fleisch marinieren
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Salate vorbereiten
3 Personen
Brot und Beilagen bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Grill aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Handwaschstation einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Getränke ausgeben
2 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Fleisch und Gemüse grillen
4 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall und Tische kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Reste sicher kühlen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Grill abkühlen lassen
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Grill reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
GetränketischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 75
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierlöffelAnz. 10
SchälchenAnz. 12

Ausstattung

GrillsAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
PinselAnz. 3
MessbecherAnz. 3
AluminiumschalenAnz. 12
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 80
BallonpumpenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Erfasse vegetarische Portionen nicht erst beim Einkauf. Prüfe die Anmeldungen einige Tage vorher und lege daraus eine konkrete Anzahl vegetarischer Portionen fest.
Kühle Getränke und empfindliche Lebensmittel getrennt und rechtzeitig. Fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag mit Kühlelementen und lagere Fleisch bis zum Grillen gekühlt.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn des Schulgrillfests. Stelle zuerst Tische, Stühle und Partyzelte bereit, bevor Grill, Buffet, Getränketische und Dekoration aufgebaut werden.
Prüfe den Grill vor dem Fest und nicht erst bei der ersten hungrigen Gruppe. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Beleuchtung am Aufbauort.
Bereite Salate, gewaschenes Gemüse, Brot und Beilagen so vor, dass sie zum Start direkt bereitstehen. Schneide Gemüse und mariniere Fleisch möglichst am Vortag, bewahre beides aber gekühlt auf.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Einladungen für ein Schulgrillfest verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vorher, damit du Portionen, Sitzplätze und Reservierungen planen kannst.
Wie viele vegetarische Portionen brauche ich beim Schulgrillfest?: Plane mindestens eine vegetarische Portion pro angemeldeter Person mit entsprechendem Ernährungswunsch. Prüfe die Anmeldungen fünf bis sieben Tage vorher und rechne zusätzlich zwei bis drei Ersatzportionen ein.
Wann soll ich das Fleisch für ein Schulgrillfest marinieren?: Mariniere das Fleisch am Vortag, damit es mehrere Stunden durchziehen kann. Danach kommt es sofort in den Kühlschrank und bleibt bis zum Auflegen gekühlt.
Wie früh muss der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?: Beginne etwa zwei bis drei Stunden vor dem Start. So bleiben ungefähr 60 bis 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle und Grill sowie zusätzliche Zeit für Buffet, Kühlung, Beleuchtung und Dekoration.

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