Boodschappenlijst voor een school open dag

Voor een school open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar stoelen. Bezoekers moeten bij binnenkomst direct weten waar ze zich melden, terwijl elk lokaal zijn eigen presentatie- en techniekmaterialen heeft. Denk daarom per ruimte aan tafels, stoelen, bewegwijzering, een laptop en waar nodig een beamer met scherm. Voor de ontvangst en catering regel je servies, thermoskannen, koelboxen en hulpmiddelen om eten en drinken veilig te verdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 18
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 6
Microfoonsaantal 3
Mobiele speakersaantal 3
Tabletsaantal 4
Opladersaantal 8
Prikbordenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Schoolbanierenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Touwaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee - 300 zakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroensap - 3 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 10 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Jus d'orange - 8 pakken
- Spa Blauw - 20 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Mini-komkommers - 5 kilo
- Worteltjes - 5 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Mini-krakelingen - 6 zakken
- Mini-muffins - 250 stuks
- Mini-croissants - 200 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Vegetarische spread - 2 kilo
- Wit casinobrood - 12 broden
- Volkoren casinobrood - 12 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Mini-broodjes - 250 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Jam - 3 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommersalade - 2 kilo
- Pastasalade - 6 kilo
- Rauwkostsalade - 5 kilo
- Wraps - 200 stuks
- Falafel - 4 kilo
- Kipspiesjes - 5 kilo
- Vegetarische spiesjes - 4 kilo
- Mini-pizza's - 200 stuks
- Soep - 20 liter
- Croutons - 4 zakken
- Bieslook - 8 bosjes
- Peterselie - 8 bosjes
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Olijfolie - 2 liter
- Azijn - 1 liter
- Boterhamzakjes - 2 dozen
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Theelepels voor eenmalig gebruik - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Wegwerpbekers voor warme drank - 300 stuks
- Wegwerpbakjes - 300 stuks
- Vershoudbakjes - 30 stuks
- IJsblokjes - 20 kilo
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 2 dozen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 120 stuks
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 8 pakken
- Handgel - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Aluminium snackbakjes - 100 stuks
- Dieetetiketten - 200 stuks

Tips

Maak per lokaal een aparte materialenbak of stapel. Leg presentatiemateriaal, naamkaartjes, verlengkabels en eventuele laptop met beamer vóór de open dag bij elkaar, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment door de school hoeven te zoeken.
Tel servies per verwachte bezoeker en houd ongeveer 10 procent reserve aan. Voor koffie en thee heb je naast kopjes ook lepels, thermoskannen, waterkokers en een koffiezetapparaat nodig; die worden vaak wel besteld, maar niet op de juiste plek klaargezet.
Zet bij de ontvangstbalie een aparte voorraad naamkaartjes, pennen en geprinte plattegronden. Plan minstens één extra tafel voor materiaal dat bezoekers meenemen of dat rondleiders tijdens de dag nodig hebben.
Controleer de techniek per lokaal minimaal één werkdag vooraf. Test niet alleen laptops, beamers en projectieschermen, maar leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; aansluitingen en kabels zijn op een open dag meestal het eerste dat ontbreekt.
Koel dranken enkele uren vóór opening en gebruik koelboxen als een lokaal geen koelkast heeft. Leg versproducten pas kort voor aanvang klaar en dek aangesneden eten af met aluminiumfolie of vershoudfolie.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een school open dag?: Reken per verwachte bezoeker op één kopje of glas, één bord en passend bestek. Voeg ongeveer 10 procent reserve toe; bij 100 bezoekers betekent dat circa 110 stuks per veelgebruikt onderdeel.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een school open dag?: Houd als richtlijn rekening met 2 koppen koffie of thee per volwassen bezoeker gedurende een ochtend. Voor 100 volwassenen kom je uit op ongeveer 200 koppen, plus 10 procent reserve voor vrijwilligers en extra gebruik.
Wanneer moet ik de techniek voor de open dag controleren?: Test laptops, beamers, projectieschermen en aansluitingen uiterlijk één werkdag vooraf in elk lokaal. Leg kabels en stekkerdozen daarna per ruimte klaar, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft aan te sluiten.
Wanneer moet ik drank en versproducten klaarzetten?: Zet gekoelde dranken 3 tot 4 uur voor opening koud. Snijd versproducten bij voorkeur pas 1 tot 2 uur vooraf en bewaar ze afgedekt in een koele ruimte of koelbox.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.