Que prévoir pour une journée portes ouvertes à l’école ?

Une journée portes ouvertes demande plus que du café et quelques affiches. Il faut préparer l’accueil, les salles de présentation, les démonstrations et les espaces de circulation pour que les visiteurs trouvent facilement leur chemin. Prévoyez le mobilier, la vaisselle, les boissons, le matériel de projection et les fournitures de signalétique avant le jour J. Cette liste vous aide à acheter, emprunter et répartir le nécessaire dans chaque salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Accueil
Tables hautesqté 8
Nappeqté 18
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 6
Microphonesqté 3
Enceintes mobilesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeursqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de l'écoleqté 4
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé - 300 sachets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Jus de citron - 3 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d'orange - 8 packs
- Spa Blauw - 20 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Mini-concombres - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Mini-bretzels - 6 sachets
- Mini-muffins - 250 pièces
- Mini-croissants - 200 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Pain de mie blanc - 12 pains
- Pain de campagne complet - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Petits pains - 250 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Salade de concombre - 2 kilos
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Salade de crudités - 5 kilos
- Wraps - 200 pièces
- Falafels - 4 kilos
- Brochettes de poulet - 5 kilos
- Brochettes végétariennes - 4 kilos
- Mini-pizzas - 200 pièces
- Soupe - 20 litres
- Croutons - 4 sacs
- Ciboulette - 8 bouquets
- Persil - 8 bottes
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre - 1 liter
- Sachets à sandwich - 2 boîtes
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Cuillères à café à usage unique - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Gobelets jetables pour boisson chaude - 300 pièces
- Barquettes jetables - 300 stuks
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Barquettes à snacks en aluminium - 100 pièces
- Étiquettes de régime - 200 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre, une assiette et un couvert par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de marge pour les accompagnateurs et les remplacements en cours de journée.
Pour le café et le thé, installez une machine à café, une bouilloire et un thermos par point de service si plusieurs salles accueillent du public en même temps.
Testez chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, rallonge et multiprise dans la salle prévue au plus tard la veille : une prise manquante peut bloquer une présentation.
Gardez les boissons fraîches dans des glacières et mettez-les au frais plusieurs heures avant l’ouverture ; répartissez ensuite les verres et les plateaux par espace plutôt que de tout laisser à l’accueil.
Imprimez les badges nominatifs, les supports de présentation et la signalétique au moins 24 heures avant l’événement, avec quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez un verre par personne et ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc 110 à 115 verres, surtout si les visiteurs restent plusieurs heures.
Quand acheter les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Achetez les boissons non périssables quelques jours avant. Mettez les produits frais au réfrigérateur ou dans les glacières 4 à 6 heures avant l’accueil du public.
Quel matériel prévoir pour les présentations dans les salles ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, une rallonge et une multiprise par salle équipée. Faites un test complet au moins la veille.
Quand imprimer les badges et les panneaux de signalisation ?: Imprimez les documents définitifs au moins 24 heures avant la journée portes ouvertes. Gardez une réserve de 10 % de badges et quelques feuilles vierges pour les visiteurs non inscrits.

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