Schilderworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een schilderworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarzetten. Je regelt eerst de ruimte, begeleider, datum en deelnemers, en werkt daarna toe naar materialen, catering en een goede indeling. Plan ook tijd voor ventileren, tafels afdekken, verf verdelen en het klaarzetten van droogrekken. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke praktische details vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Schilderbegeleider boeken
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en route delen
Schildermaterialen bestellen
Cateringboodschappen plannen
Techniek en verlichting controleren
2 personen
Allergieën met cateraar afstemmen
Boodschappenlijst controleren
Schildermaterialen ontvangen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Buffetmenu afdrukken
Ruimte openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken afdekken
3 personen
Schildermaterialen klaarleggen
3 personen
Verf en penselen verdelen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Veiligheidsinstructies geven
Schilderdemonstratie geven
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Schilderpauze verzorgen
2 personen
Werktafels opnieuw bevoorraden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Eetgerei verzamelen
2 personen
Vrij schildermoment begeleiden
2 personen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Werkstukken fotograferen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Verf en materialen verzamelen
3 personen
Kwasten en paletten afwassen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Werktafels schoonmaken
3 personen
Vloer en keuken schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
Restanten gekoeld opbergen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Telefoonstatief

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schildermateriaal

Schildersdoekenaantal 45
Acrylverfsetsaantal 45
Penselensetsaantal 45
Palettenaantal 45
Mengbakjesaantal 90
Waterbekersaantal 90
Schilderschortenaantal 45
Potlodenaantal 50
Gummenaantal 25
Puntenslijpersaantal 10
Linialenaantal 10
Schildersmessenaantal 10
Droogrekkenaantal 5
Karton voor verpakkenaantal 50
Papieren draagtassenaantal 50
Afplaktapeaantal 12
Krantenpapieraantal 6
Beschermfolieaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 100

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertraysaantal 6
Buffettangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 45
Tafeldecoratieaantal 8
Menukaartenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de workshopruimte en boek de schilderbegeleider ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er genoeg werktafels, stoelen, verlichting en ventilatiemogelijkheden zijn voor alle deelnemers.
Bestel schildermaterialen nadat het aantal aanmeldingen duidelijk is. Reken per deelnemer op een schildersdoek, acrylverf, penselen, een palet, een mengbakje en een waterbeker; leg daarnaast enkele extra sets klaar.
Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk één week vooraf uit. Stem deze informatie met de cateraar af en richt het buffet en drankpunt los van de schildertafels in, zodat verf en eten niet door elkaar raken.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor de opbouw. Dek werkplekken af met beschermfolie of krantenpapier, zet verf en penselen per plek klaar en houd verlengsnoeren en stekkerdozen buiten de looproute.
Vergeet het werk ná de workshop niet: reserveer droogrekken en leg karton en papieren draagtassen klaar. Geef deelnemers pas bij vertrek een draagmogelijkheid, zodat natte schilderijen niet tegen elkaar komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Leg de ruimte, schilderbegeleider, datum en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de deelnemerslijst gedurende de laatste 2 weken actueel.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een schilderworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen en het afdekken van de werkplekken. Voeg 15 tot 30 minuten toe als materialen nog gesorteerd of de verlichting aangepast moet worden.
Wat moet ik per deelnemer voorzien bij een schilderworkshop?: Voorzie per deelnemer minstens één schildersdoek, acrylverf, penselen, een palet, een mengbakje en een waterbeker. Leg ook een schort en potlood klaar en bestel enkele extra materialen voor beschadiging of onverwachte deelnemers.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een schilderworkshop?: Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de workshop en geef ze daarna door aan de cateraar. Controleer de boodschappen en allergie-informatie nogmaals 2 tot 3 dagen vooraf, voordat je het buffet inricht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.