Schilderworkshop organiseren: checklist en planning

Een schilderworkshop loopt soepel als je niet alleen de verf en doeken regelt, maar ook de deelnemersstroom en werkplekken plant. Bevestig eerst datum, locatie en begeleider en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie. In de laatste week controleer je catering, boodschappen en schildermateriaal. Op de dag zelf draait alles om klaarstaande materialen, afgedekte tafels, goede verlichting en een duidelijke ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Workshopbegeleider vastleggen
Benodigdheden inventariseren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Catering bestellen
Schildermateriaal bestellen
Locatie en route delen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Schildermateriaal ophalen
2 personen
Materialen per deelnemer klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Schildersezels plaatsen
2 personen
Tafels afdekken
2 personen
Verlichting en muziek testen
Dranken koelen
Koffie en thee voorbereiden
Ontvangstruimte inrichten
2 personen

Event

Deelnemers verwelkomen
2 personen
Werkplekken toewijzen
2 personen
Workshop uitleggen
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Werktafels tussentijds schoonmaken
Pauzehapjes aanvullen
Eindresultaten laten drogen
2 personen
Schilderijen veilig verpakken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verfresten afsluiten
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Schildermateriaal drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven materialen opslaan
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 20
Presentatietafel
Kapstokkenaantal 2

Schildermateriaal

Schilderdoekenaantal 20
Schildersezelsaantal 20
Acrylverfsetsaantal 20
Penselen kleinaantal 40
Penselen middelaantal 40
Penselen grootaantal 20
Mengpalettenaantal 20
Waterbakjesaantal 20
Potlodenaantal 25
Gummenaantal 20
Schildersmessenaantal 20
Schilderschortenaantal 20
Droogrekkenaantal 2
Werkdoekenaantal 20
Afplaktapeaantal 6
Paletmessenaantal 20

Servies

Drinkglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 25
Bordenaantal 25
Besteksetsaantal 25

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerplateausaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 25

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de materiaalcontrole uiterlijk 7 dagen vooraf. Tel per deelnemer een schilderdoek, acrylverfset, penselen in drie formaten, mengpalet en waterbakje; bestel extra exemplaren voor beschadiging of ontbrekende materialen.
Stuur de route en locatiegegevens minstens 5 dagen vooraf. Vermeld ook waar deelnemers hun jas kwijt kunnen, zodat de ontvangstruimte en kapstokken niet pas bij binnenkomst geregeld hoeven te worden.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 4 dagen voor de workshop af. Werk daarna de deelnemerslijst bij, controleer dieetwensen en geef het definitieve aantal door aan de catering.
Zet de werkplekken 60 tot 90 minuten voor aanvang klaar. Dek de tafels af, plaats de schildersezels, leg per deelnemer de materialen klaar en zet droogrekken op een plek waar schilderijen veilig kunnen staan.
Test 30 minuten voor ontvangst de verlichting, Bluetoothspeaker en koffievoorziening. Koel de dranken op tijd en houd koffie, thee en water apart van de verfmaterialen om morsen op de werktafels te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Leg de datum, locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst 3 tot 4 dagen voor de workshop af.
Hoeveel schildermateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Reken minimaal op 1 schilderdoek, 1 acrylverfset, 1 klein, 1 middelgroot en 1 groot penseel, 1 mengpalet en 1 waterbakje per deelnemer. Leg daarnaast potloden, gummen en werkdoeken klaar voor de voorbereidende stappen en het schoonmaken.
Wanneer moet ik de tafels en schildersezels klaarzetten?: Begin 60 tot 90 minuten voor de start met de opstelling. Zo houd je tijd over om tafels af te dekken, materialen per deelnemer te verdelen en de verlichting en muziek 30 minuten voor ontvangst te testen.
Wanneer bestel ik catering voor een schilderworkshop?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer dieetwensen opnieuw 3 tot 4 dagen voor de workshop en geef dan het definitieve aantal door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.