Checklist voor een goed georganiseerde schilderworkshop

Een schilderworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen verf en doeken klaarzetten. Je regelt eerst datum, locatie en programma, daarna de aanmeldingen, materialen en catering. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, deelnemersaantallen en voorraad. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: afgedekte werkplekken, water binnen handbereik en een aparte plek voor ontvangst en catering. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een rustige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Workshopprogramma opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Benodigdheden inventariseren
Tafels en stoelen reserveren
Materialen bestellen
Catering reserveren
Verlichting controleren
Muziek selecteren
Voorbeeldschilderij maken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Schildermaterialen controleren
2 personen
Werkbladen en naamkaartjes maken
Catering voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken afdekken
2 personen
Schildermaterialen klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
Koffie en thee voorbereiden
Buffettafel inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Workshop introduceren
Schildertechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Schilderijen laten drogen
2 personen
Werkstukken labelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Schildermaterialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Werktafels schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie dweilen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen laten drogen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
Werkstukken bezorgen of ophalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Ontvangsttafel

Kunstmateriaal

Schildersdoekenaantal 32
Acrylverfsetsaantal 32
Penselen kleinaantal 40
Penselen middelaantal 40
Penselen grootaantal 24
Mengpalettenaantal 32
Waterbakkenaantal 32
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 32
Scharenaantal 16
Schortenaantal 32
Tafelezelsaantal 32
Werkstuklabelsaantal 40
Verpakkingskartonaantal 35
Papieren handdoekenaantal 4
Afdekfolieaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 32

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiestandaard

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de materiaalbestelling pas nadat je het verwachte aantal deelnemers hebt gecontroleerd. Tel per werkplek een schildersdoek, een acrylverfset, meerdere penselen, een mengpalet en een waterbak; bestel daarnaast reserveonderdelen voor deelnemers die iets laten vallen of omstoten.
Maak de werkplekken minstens 60 minuten voor ontvangst gereed. Leg afdekfolie neer, zet tafelezels klaar en plaats papieren handdoeken en schorten binnen handbereik, zodat je tijdens de uitleg niet meer hoeft te schuiven.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, verwachte duur, kledingadvies en of deelnemers hun werkstuk mee naar huis kunnen nemen; verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
Zet koffie, thee en koude dranken vóór de binnenkomst klaar, maar houd de buffettafel los van de schildertafels. Gebruik herbruikbare bekers en plaats waterbakken voor verf niet naast de catering, om verwisseling en gemorste drank te voorkomen.
Maak vóór de workshop een voorbeeldschilderij en leg werkstuklabels en verpakkingskarton klaar. Label afgeronde werken meteen met de naam van de deelnemer, zodat natte schilderijen aan het einde niet door elkaar raken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en materiaalhoeveelheden te controleren.
Hoeveel schildermaterialen heb ik per deelnemer nodig?: Reken per deelnemer op 1 schildersdoek, 1 acrylverfset, 1 mengpalet en 1 waterbak. Leg meerdere penseelformaten klaar en houd voor elke 8 tot 10 deelnemers minstens één extra set basisbenodigdheden achter de hand.
Wanneer moet ik de catering voor een schilderworkshop regelen?: Reserveer de catering zodra de locatie en het programma vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de workshop.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een schilderworkshop?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, afdekfolie en werkmaterialen. Reken nog 30 minuten extra als je ook koffie, thee, buffettafel, ontvangsttafel en een voorbeeldschilderij moet klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.