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Malkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Malkurs steht und fällt mit gut vorbereiteten Arbeitsplätzen und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Termin und Ort fest, erstelle anschließend das Workshopprogramm und verschicke die Einladungen. Plane die Materialbestellung nach der endgültigen Teilnehmerzahl und erfasse Ernährungswünsche frühzeitig. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Materialbestand und Verpflegung; am Kurstag selbst werden Tische abgedeckt, Farben verteilt und Getränke vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Workshopprogramm erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Bedarf erfassen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Materialien bestellen

  • Catering reservieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Musik auswählen

  • Beispielgemälde anfertigen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Malmaterial prüfen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter und Namensschilder erstellen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsplätze abdecken

    2 Personen

  • Malmaterialien bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

  • Buffet-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Workshop vorstellen

  • Maltechnik demonstrieren

  • Teilnehmende betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Werktafeln zwischendurch auffüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Gemälde trocknen lassen

    2 Personen

  • Werkstücke beschriften

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Malmaterialien sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Werktafeln reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort wischen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien trocknen lassen

  • Werkstücke sicher verpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

  • Werke liefern oder abholen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • Buffet-Tisch
  • Empfangstisch

Kunstmaterial

  • LeinwändeAnz. 32
  • AcrylfarbsetsAnz. 32
  • Pinsel kleinAnz. 40
  • Pinsel mittelAnz. 40
  • Pinsel großAnz. 24
  • MischpalettenAnz. 32
  • WasserbehälterAnz. 32
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 32
  • ScherenAnz. 16
  • SchürzenAnz. 32
  • TischaufstellerAnz. 32
  • WerkstücketikettenAnz. 40
  • VerpackungskartonAnz. 35
  • PapierhandtücherAnz. 4
  • AbdeckfolieAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 32

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsständer

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • BodenabzieherAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestelle Leinwände, Acrylfarben und Pinsel erst nach der Anmeldefrist, aber mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Malkurs. So kannst du die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl berechnen.
  • Plane pro Teilnehmer einen eigenen Arbeitsplatz mit Sitzplatz, Leinwand, Mischpalette, Wasserbehälter und mehreren Pinselgrößen. Abdeckfolie und Schürzen solltest du zusätzlich vor Beginn vollständig bereitlegen.
  • Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Nenne darin Startzeit, Adresse, mitzubringende Kleidung sowie Hinweise zu erfassten Ernährungswünschen.
  • Bereite das Beispielgemälde und die Arbeitsblätter vor dem Öffnen der Location vor. Namensschilder, Werkstücketiketten und Verpackungskarton werden häufig erst am Ende vermisst, wenn die Bilder bereits trocknen.
  • Stelle Getränke, Kaffee und Tee vor Kursbeginn bereit und richte das Buffet getrennt von den Malplätzen ein. Rechne für Kaffee und Tee mit mindestens einer Tasse pro Person und halte Papierhandtücher für verschüttetes Wasser oder Farbe griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Programm und Einladungen. Materialien und Catering sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher feststehen.
Wie viele Malmaterialien brauche ich pro Teilnehmer?
Plane pro Person mindestens eine Leinwand, eine Mischpalette, einen Wasserbehälter und je einen kleinen, mittleren und großen Pinsel ein. Bei Farben ist ein Reserveanteil von etwa 10 Prozent sinnvoll.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für den Malkurs festlegen?
Schließe die Anmeldung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Kurs. Danach prüfst du die Teilnehmerliste und bestellst Materialien sowie Catering nach der tatsächlichen Zahl.
Was muss am Tag des Malkurses zuerst vorbereitet werden?
Öffne die Location mindestens 60 bis 90 Minuten vorher. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, decke die Arbeitsplätze ab und verteile danach Malmaterial, Namensschilder und Getränke.

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