Schermkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw

Een schermkamp valt of staat met techniek die vóór de start werkt en een programma dat iedereen kan volgen. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en toestemmingsformulieren; verzamel daarna dieetwensen en controleer alle contactgegevens. In de laatste week bevestig je reserveringen, test je het netwerk en controleer je spellen en accounts. Op de dag zelf bouw je de spelstations op, sluit je computers en netwerkapparatuur aan en test je de projector voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Programma en spelregels maken
2 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Netwerk testen
2 personen
Spellen en accounts controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Computers aansluiten
4 personen
Netwerkapparatuur aansluiten
2 personen
Projector testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Teams indelen
2 personen
Spelstations uitleggen
3 personen
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
Technische problemen oplossen
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies ophalen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Computers afsluiten
3 personen
Apparatuur verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Gaminglaptopsaantal 15
Computermuizenaantal 15
Gamingheadsetsaantal 15
Webcamsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Koelboxenaantal 3

Kabels en stroom

Netwerkkabelsaantal 20
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Labeltapeaantal 3

Servies

Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 35

Kantoor

Stiftenaantal 12
Whiteboard
Notitieblokkenaantal 35
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 6

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de netwerk- en apparatuurtest uiterlijk één dag vooraf. Controleer elke gaminglaptop, muis, headset en webcam afzonderlijk en leg extra netwerkkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Maak per spelstation een vaste plek voor laptop, muis en headset. Label kabels met labeltape en bundel ze met kabelbinders, zodat je tijdens een storing snel ziet welke aansluiting je moet controleren.
Zet de registratie uiterlijk 30 minuten voor de inloop klaar. Leg de deelnemerslijst, toestemmingsformulieren en contactgegevens bij de registratietafel en wijs iemand aan die aanmeldingen verwerkt.
Test de projector, het projectiescherm, de luidsprekers en de microfoon vóór de eerste ronde. Controleer ook of het beeld vanaf de gekozen computer zichtbaar is en of belangrijke speluitleg goed verstaanbaar blijft.
Kook of bereid hapjes pas nadat de spelstations zijn ingericht. Zet dranken koud in koelboxen, gebruik aparte kommen en serveerlepels en plaats afvalbakken op minstens twee logische plekken in de ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schermkamp organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel toestemmingsformulieren en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het schermkamp, zodat je het programma en de boodschappen kunt afronden.
Wanneer moet ik het netwerk voor een schermkamp testen?: Test het netwerk en de netwerkswitches minstens 24 uur vooraf met alle computers tegelijk aangesloten. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra de apparatuur op de definitieve tafels staat.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een schermkamp?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, spelstations, computers, kabels en netwerkapparatuur. Plan daarna nog 30 minuten voor de projector, audio, registratie en een laatste controle van spellen en accounts.
Wat moet ik op de dag van een schermkamp als eerste doen?: Open eerst de locatie en richt de tafels en stoelen in. Bouw daarna de spelstations op, sluit computers en netwerkapparatuur aan en test de techniek voordat je dranken en hapjes klaarzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.