Zo organiseer je een Schermkamp zonder technische verrassingen

Een Schermkamp staat of valt met de voorbereiding van de techniek én met een duidelijke deelnemersadministratie. Begin met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen, en leg daarna toestemmingsformulieren, dieetwensen en contactgegevens vast. Werk vervolgens het programma en de spelregels uit, controleer alle spellen en accounts en test het netwerk met de echte apparatuur. Op de dag zelf richt je eerst de stations en bekabeling in; pas daarna komen registratie, dranken en hapjes aan bod.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens controleren
2 personen
7
Programma en spelregels maken
2 personen
8
Apparatuur inventariseren
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Netwerk testen
2 personen
11
Spellen en accounts controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur opladen
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen klaarzetten
3 personen
19
Spelstations inrichten
4 personen
20
Computers aansluiten
4 personen
21
Netwerkapparatuur aansluiten
2 personen
22
Projector testen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Welkomstbriefing geven
2 personen
30
Teams indelen
2 personen
31
Spelstations uitleggen
3 personen
32
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
35
Technische problemen oplossen
2 personen
36
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
37
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
38
Diner serveren
4 personen
39
Servies ophalen
2 personen
40
Finaleronde begeleiden
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
43
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

44
Computers afsluiten
3 personen
45
Apparatuur verzamelen
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
50
Apparatuur controleren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Gaminglaptopsaantal 15
Computermuizenaantal 15
Gamingheadsetsaantal 15
Webcamsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Koelboxenaantal 3

Kabels en stroom

Netwerkkabelsaantal 20
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Labeltapeaantal 3

Servies

Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 35

Kantoor

Stiftenaantal 12
Whiteboard
Notitieblokkenaantal 35
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 6

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de netwerk- en apparatuurtest uiterlijk één week vooraf. Sluit alle gaminglaptops, muizen, headsets, netwerkswitches en de wifi-router aan zoals op de dag zelf; zo ontdek je ontbrekende kabels of poorten voordat deelnemers arriveren.
Maak per spelstation een vaste opstelling en label netwerkkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Houd kabels uit looproutes met kabelbinders en leg reserveapparatuur apart, zodat een storing niet meteen het hele programma stillegt.
Controleer spellen en accounts minimaal 48 uur vooraf op updates, inloggegevens en juiste instellingen. Test ook projector, projectiescherm, luidsprekers en microfoon samen, omdat beeld en geluid los van elkaar kunnen werken maar tijdens de uitleg toch moeten samenwerken.
Verwerk aanmeldingen, toestemmingsformulieren, dieetwensen en actuele contactgegevens vóór je boodschappen doet. Print de deelnemerslijst op de dag zelf en gebruik de registratietafel als centraal punt voor binnenkomst en ontbrekende informatie.
Begin de opbouw minstens 2 uur voor de eerste deelnemer. Zet eerst tafels, stoelen, spelstations, computers en netwerkapparatuur klaar; zet daarna dranken koud en bereid hapjes, zodat techniek en ontvangst niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Schermkamp organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Plan de netwerk-, spel- en apparatuurtest uiterlijk 7 dagen voor het Schermkamp en verzamel toestemmingsformulieren vóór de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Schermkamp op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw en nog 30 minuten voor een laatste controle. In die tijd richt je tafels en stoelen in, sluit je computers en netwerkapparatuur aan, test je projector en zet je registratie, dranken en hapjes klaar.
Wanneer test je het netwerk voor een Schermkamp?: Test het netwerk uiterlijk 1 week vooraf met alle gaminglaptops, netwerkswitches, de wifi-router en de geplande spellen. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat deelnemers binnenkomen.
Hoe voorkom je problemen met accounts en spellen tijdens een Schermkamp?: Controleer spellen en accounts minimaal 48 uur vooraf en noteer gebruikersnamen, wachtwoorden en eventuele updates op één plek. Start elk spelstation tijdens de opbouw opnieuw op en laat minstens één volledige ronde of testonderdeel draaien.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.