Schildkampf organisieren: Die vollständige Checkliste
Ein Schildkampf braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und passende Spiele. Du musst Anmeldungen, Einverständniserklärungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen, bevor du Programm und Spielregeln festlegst. Am Veranstaltungstag kommen Registrierung, Spielstationen, Computer, Netzwerk und Projektion zusammen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Abbau durch die nötigen Schritte und hilft dir, typische Engpässe bei Technik, Strom und Verpflegung zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Programm und Spielregeln erstellen
2 Personen
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Netzwerk testen
2 Personen
Spiele und Konten prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Spielstationen einrichten
4 Personen
Computer anschließen
4 Personen
Netzwerkgeräte anschließen
2 Personen
Projektor testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
Teams einteilen
2 Personen
Spielstationen erklären
3 Personen
Erste Spielrunde betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks verteilen
2 Personen
Technische Probleme lösen
2 Personen
Die zweite Spielrunde leiten
4 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Finalrunde begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Nachbereitung
Computer herunterfahren
3 Personen
Ausrüstung sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 32
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Gaming-LaptopsAnz. 15
- ComputermäuseAnz. 15
- Gaming-HeadsetsAnz. 15
- WebcamsAnz. 4
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Netzwerk-SwitchesAnz. 2
- WLAN-Router
- KühlboxenAnz. 3
Kabel und Strom
- NetzwerkkabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelbinderAnz. 100
- EtikettenbandAnz. 3
Geschirr
- TellerAnz. 40
- SchälchenAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
Dekoration
- WimpelketteAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 35
Büro
- StifteAnz. 12
- Whiteboard
- NotizblöckeAnz. 35
- StifteAnz. 40
- PreiseAnz. 6
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Location und ihre Ausstattung spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe dabei ausdrücklich Tische, Stühle, Stromanschlüsse, Netzwerkzugang und Platz für die Spielstationen.
- Schließe Anmeldungen nicht erst am Vortag ab. Prüfe Kontaktdaten, sammle Einverständniserklärungen ein und erfasse Ernährungswünsche, damit Teilnehmerliste, Snacks und Getränke zur tatsächlichen Personenzahl passen.
- Teste Netzwerk, Computer, Spielekonten und Projektor mindestens 1 bis 2 Tage vorher. Lade alle Geräte auf und beschrifte Netzwerkkabel sowie Anschlüsse, damit der Aufbau nicht mit der Fehlersuche beginnt.
- Plane den Aufbau mit festen Bereichen: Registrierungstisch am Eingang, Spielstationen mit ausreichend Abstand sowie Projektionsleinwand und Lautsprecher dort, wo alle Regeln und Ergebnisse sehen und hören können.
- Kühle Getränke vor dem Einlass und bereite Snacks vor, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen. Stelle für den Registrierungstisch außerdem die ausgedruckte Teilnehmerliste bereit und halte Abfallbehälter in der Nähe der Verpflegung auf.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Schildkampf organisieren?
- Reserviere die Location möglichst 2 bis 3 Wochen vorher und verschicke die Einladungen frühzeitig. Beende die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit du Einkäufe, Sitzplätze und Technik an die endgültige Teilnehmerzahl anpassen kannst.
- Was muss ich beim Schildkampf an Technik testen?
- Prüfe mindestens 1 bis 2 Tage vorher Gaming-Laptops, Computermäuse, Headsets, Webcams, Spielekonten, Netzwerk-Switches und WLAN-Router. Teste außerdem Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam mit dem tatsächlichen Netzwerkaufbau.
- Wann sollte der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für das Öffnen der Location, Tische und Stühle, Spielstationen, Computer, Netzwerk und Registrierung ein. Getränke und Snacks sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Schildkampf?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe zusätzlich Wasser für die gesamte Dauer und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche bei den Snacks.
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